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E-Mail Einladung erstellen

Julia Walther Updated von Julia Walther

Im folgenden Beispiel wird die Konfiguration einer Einladungs-E-Mail anhand der Vorlage Modern vorgestellt.

1. Allgemeine Grundfunktionen

1.1 Drop-Down Menü

Mithilfe dieser Funktion hast du die Möglichkeit, nicht jeden Konfigurationsprozess der Reihe nach durchlaufen zu müssen. Du kannst innerhalb dieses Menüs auswählen, welchen Schritt, beziehungsweise welches Modul du bearbeiten und anpassen möchtest.

1.2 Vorschau-Funktion

Zu jedem Zeitpunkt kannst du die allgemeine Vorschau-Funktion nutzen, um den aktuellen Bearbeitungsstand deiner E-Mail nachzuvollziehen. Dazu müssen die vorgenommenen Änderungen nicht vorher gespeichert werden

2. Menübereiche

2.1 E-Mail-Typ und Vorlage

Wähle zunächst den E-Mail-Typ "Einladung" und die "Sweap Vorlage Modern 1.2.22" aus. Hinterlege einen Namen für die E-Mail, die du erstellst. Die Bezeichnung der E-Mail hilft dir später um deine E-Mails beim Versand zuordnen zu können.

2.2 Absender Informationen

Im nächsten Schritt hast du wie bei der Vorlage "Classic" die Möglichkeit Absenderinformationen zu notieren. Bitte füge deiner E-Mail einen Betreff hinzu und fügen einen Absendernamen (Alias) ein. Außerdem kannst du optional auch eine Antwort E-Mail Adresse (reply-to) auswählen. Falls du keine Antwort E-Mail-Adresse einfügst, wird die no-reply-Adresse von Sweap verwendet (noreply@sweap.io). Dies bedeutet, es sind keine Antworten möglich, da diese im Nirwana verschwinden würden. Zusätzlich kannst du eine Blindkopie-Adresse hinterlegen, jede E-Mail wird dann als Blindkopie an die von dir hinterlegte E-Mail Adresse versendet.

2.3 Logos, Texte & Bilder

Im nächsten Schritt bearbeitest du den Content sowie das Design deiner E-Mail der Vorlage Modern. Du kannst Logos sowie ein Bild integrieren, Überschriften sowie einen Fließtext für deine E-Mail hinterlegen. Alle Bausteine und Funktionen sind optional.

Folgende Bausteine und Funktionen können genutzt werden:

  • Logo links
  • Logo rechts
  • Überschrift
  • Unterüberschrift
  • Bild (erscheint als Header-Bild im oberen Bereich deiner E-Mail)
  • Generierte Anrede deaktivieren
  • Fließtext (ohne generierte Anrede)

Bitte beachte bei den Logos und dem Bild die vom System angegebene Größe in Pixel, damit eine spätere optimale Darstellung in deiner E-Mail gewährleistet werden kann. Du kannst die Darstellung deiner Logos und Bilder jederzeit mithilfe der Vorschau-Funktion testen.

Sweap generiert die passende Anrede automatisch und du musst dies in deinem Fließtext nicht mehr beachten. Falls du einmal keine automatisch erstellte Anrede wünschst, setze einfach ein Häkchen bei "Generierte Anrede deaktivieren". 

Bitte beachte bei der Eingabe des Fließtextes die angegebenen Formatierungshinweise, damit Darstellungsprobleme vermieden werden.

Zudem kannst du die Größe des darzustellenden Fließtextes festlegen. Gehe dafür einfach auf Größe und wählen die gewünschte Anzeige aus:

Mit der Auswahl "Standard" wird die Größe deines Fließtextes auf die Standardgröße zurückgesetzt. 
Hinweis: Du kannst nicht nur einen Text, sondern auch Links oder weitere Bilder in deinen Fließtext integrieren.
Das Einfügen von Bildern an dieser Steller ist dabei ein kleiner Geheimtipp: Füge einfach den Link zu dem gewünschten Bild ein und das System erkennt diesen Link sofort und fügt das verlinkte Bild in den Fließtext mit ein. 

2.4 Farben & Stylings

Im nächsten Bearbeitungsschritt legst du die Farben und Stylings deiner E-Mail fest. Folgende Farben kannst, du definieren:

  • Hauptfarbe (beispielsweise deine CI-Farbe)
  • Hintergrundfarbe
  • Äußere Hintergrundfarbe
  • Textfarbe (inklusive der generierten Anrede)
  • Überschrift Farbe
  • Unterüberschrift Farbe
  • Anmelde Button Farbe
  • Direkte Absage Button Farbe
  • Direkte Zusage Button Farbe
  • Call to Action Button Farbe
  • Call to Action Button rechts Farbe

Vergibst du bei einem Punkt wie der Farbe der Überschrift oder auch dem Anmelde Button keine eigene Farbe, so verwendet das System für diese Punkte immer die festgelegte Hauptfarbe. 

2.5 Buttons & weitere Elemente

Im nächsten Schritt werden die Buttons sowie weitere Elemente wie ein optionales Kalenderblatt eingestellt.

Als erstes hast du in diesem Bereich die Möglichkeit den sogenannten Preheader zu definieren. Der Preheader ist ein Teaser-Text, welcher in der Vorschau einer E-Mail, in der Regel unter dem Betreff angezeigt wird. Er wird verwendet, um dem Empfänger einen ersten Einblick in die Inhalte zu geben und damit die Öffnungsrate zu erhöhen.

So kannst du innerhalb dieses Bearbeitungsschrittes die Buttons zum Anmelden, zur Direkten Absage / Direkte Zusage und die Call To Action Buttons benennen und definieren. Mithilfe des Call to Action Buttons hast du die Möglichkeit, auf eine Datei oder auch Webseite zu verlinken. Wenn du bei der Vergabe des Namens des Buttons Freizeichen vor dem eigentlichen Text setzt übernimmt das System diese Freiflächen und verbreitert so den Button. 

Bitte beachte die Nutzungsrechte bei der Verwendung von Dateien für den Call To Action Button.

Die Zu- sowie Absage Buttons erscheinen immer im rechten Bildschirmbereich deiner E-Mail. Du hast die Option festzulegen, ob deine Call To Action Buttons auch rechts unterhalb der anderen Buttons oder doch lieber etwas weiter unten mittig in deiner E-Mail angezeigt werden sollen. Vergibst du einen Text im Feld "Text Call To Action Button" erscheint der Button mittig unterhalb deines Fließtextes, wenn du den Text allerdings im Feld "Text Call to Action Button in rechter Leiste" hinterlegst, wird der Button rechts unter den anderen Buttons dargestellt. 

In unserem Beispiel haben wir uns für eine Darstellung mittig unterhalb des Fließtextes entschieden. Auch hier hilft die Vorschau-Funktion, da du dir auch diese Einstellungen direkt anzeigen lassen kannst:

Außerdem kannst du entscheiden, ob ein Kalenderblatt mit dem Datum der Veranstaltung in der Einladung angezeigt werden soll. Die Darstellung wird mithilfe des Setzen eines Häkchens aktiviert, entfernst du das Häkchen, so wird diese Funktion deaktiviert. Unser System übernimmt hier das Datum und die Uhrzeit der Veranstaltung. Solltest du eine andere Uhrzeit hinterlegen wollen, kannst du dies hier auch tun.

Zudem kannst du mithilfe des Setzen einen Häkchens die Darstellung der kleinen Pfeile links und rechts ausblenden.

2.6 Virtuelle Veranstaltung

Wenn du eine virtuelle Veranstaltung veranstaltest, kannst du an dieser Stelle bereits den Link zu Deiner virtuellen Veranstaltung hinterlegen. Die Veranstaltung wird dann per Button in der rechten Leiste hinterlegt. Du kannst den entsprechenden Button auch an dieser Stelle konfigurieren, ihn also benennen und ihm eine Farbe geben, insofern er eine andere Farbe als deine Hauptfarbe haben soll.

Im darauffolgenden Konfigurationsschritt legst du alle Einstellungen zu deinem Footer fest. Bitte beachte hierbei, dass für den Text des Footer die gleichen Formatierungsbedingungen wie für den Fließtext gelten.

Du kannst auch ein Bild in den Footer integrieren. Bedenke dabei bitte wieder die vom System vorgegebene optimale Größe.

Wenn du Sweap unterstützen möchtst kannst du durch Setzen eines Häkchens den Sweap Footer aktivieren.

Erstellen_E-Mail_Modern_2.png

 

Bitte beachte die rechtliche Notwendigkeit, dass ein Abmeldelink in den Footer integriert wird. Dieser ist für Marketing Mails bereits im System hinterlegt und wird automatisch in den Footer integriert. Klickt dein Gast auf diesen integrierten Link in der E-Mail Vorlage, so wird er automatisch zu einem unsubsribe-Bereich weitergeleitet.

So sieht der rechtlich erforderliche Abmeldelink dann in der fertigen E-Mail Vorlage aus:

2.8 Einladungseinstellungen

Durch die Aktivierung des Anmelde Buttons gelangt der Gast mit einem einfachen Klick auf die Anmeldeseite und das entsprechende Formular. Bitte deaktiviere diesen Button nur, wenn du kein Formular zu Anmeldung nutzt.

Zusätzlich hast du die Möglichkeit, die direkte Zusage bzw. die direkte Absage zu aktivieren. Durch die Aktivierung erfolgt eine Zu- oder Absage direkt aus der E-Mail heraus, ohne das der Gast auf das Registrierungsformular geleitet wird. Du kannst hier auch einstellen auf welche Registrierungsseite du deinen Gast zur Registrierung schicken möchtest.

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Falls du die direkte Zu- und Absage aktivierst, ist es dennoch notwendig, das der Gast die Aktion einmalig bestätigt. Dies ist notwendig, um eine ungewollte Zu- oder Absage durch automatische Spam-Checks zu verhindern.

Bitte beachte, dass eine direkte Weiterleitung beispielsweise auf die Anmeldeseite nicht im Vorschau-Modus oder in der Test-E-Mail geprüft werden kann, da diese Funktionen nur dafür gedacht sind, die Designs und Darstellung zu testen. Deshalb werden dir die Buttons in der Vorschau angezeigt, aber die Weiterleitung funktioniert nicht.
2.9 Zusatzoptionen

Im vorletzten Schritt der Konfiguration deiner E-Mail hast du die Möglichkeit, eine iCalendar-Datei anzuhängen beziehungsweise einen Link dazu zu integrieren.

Bildschirmfoto_2018-06-07_um_11.19.02.png

Entscheidest du dich für die Integration einer iCal-Datei als Link in Deiner E-Mail, sieht es folgendermaßen aus:

2.10 E-Mail-Tests und Finalisierung

Im letzten Schritt des E-Mail Builders hast du noch einmal die Option den für deine E-Mail vergebenen Namen zu ändern - wir haben diesen in Punkt 2.1 vergeben. Darüber hinaus kannst du hier die Einstellung aktivieren, die Öffnungsrate der versendeten E-Mails zu tracken. Bitte aktiviere dieses Feld nur, wenn du die ausdrückliche Zustimmung aller eingeladenen Gäste hast die persönlichen Öffnungsraten zu speichern. Eine genaue Erklärung findest du hier.

Neben diesen beiden Funktionen hast du an dieser Stelle die Möglichkeit, Deine erstellte E-Mail zu testen, bevor du sie anlegst. Gib hierfür eine E-Mail-Adresse an, an die du deine Test-E-Mail schicken möchtest.

Speichere deine E-Mail nun indem du den "Speichern" Button nutzt, fertig ist deine neu eingerichtete E-Mail. Die E-Mail erscheint direkt in deiner Kommunikations-Übersicht. Du kannst jederzeit Einstellungen ändern oder direkt die Vorschau öffnen.

11.png

Hier siehst du nun unsere fertig gestellte Beispiel E-Mail mit der Vorlage "Modern" für eine Einladung:

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