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Import von Verteilern aus EVA Stammdaten (Gruppen/Gremien)

Julia Walther Updated von Julia Walther

In dem folgenden Artikel erfährst Du, wie der Import von Verteilern (Gruppen und Gremien) aus EVA Stammdaten funktioniert.

Willst Du wissen, wie der Import von Versand-Verteilern aus EVA Versand funktioniert? Dann klicke bitte hier.

Dieser Prozess sieht vor, dass Daten aus EVA Stammdaten in Sweap importiert und zur Organisation von Veranstaltungen verwendet werden. Zusätzlich können weitere Daten aus EVA Kernobjekten, Mitgliedsbeziehungen, PersonenInFirmen, Anschriften, PersonBasis und TelekomBasis, Gruppennamen und Identnummer importiert werden, um die Gastdaten in Sweap die Arbeit zu vervollständigen.

Hinweis: Für diese Funktion wird EVA Stammdaten benötigt.

Importieren in Sweap aus EVA Stamm

Um Daten aus dem EVA Versand in Sweap zu importieren müssen folgende Schritte in Sweap durchgeführt werden.

  1. Klicke im Dashboard auf Gäste importieren oder wechsle in die Gästeliste und klicken auf Import.
  2. Wähle "Aus EVA/ESS importieren".
  3. Logge dich mit den Zugangsdaten ein.
  4. Wähle EVA Gruppen aus.
  5. Wähle einen oder mehrere EVA-Gruppen/Gremien aus.
  6. Die Zuordnung der Attribute überprüfen. Die Zuordnung erfolgt zunächst automatisch.
  7. Übrige Attribute können im nächsten Schritt für den Import de-(aktiviert) werden.
  8. Den Import bestätigen und abschließen.

Exportieren von Kontaktnotizen aus Sweap nach EVA

Um Kontaktnotizen nach Veranstaltungsende aus Sweap nach EVA zu exportieren, gehe wie folgt vor.

  1. Selektiere die Gäste, die Du exportieren möchtest. Um alle Gäste anzuwählen nutze die erste Checkbox für die Gesamtauswahl der angezeigten Gäste. Kontrolliere, ob bei deiner Selektion allen Gästen mindestens 1 Check-In zugeordnet wurde. Über "Gäste bearbeiten" kannst du dies ggf. nachträglich korrigieren.
  2. Kontrolliere, ob bei den selektieren Gästen eine EVA Person-Identnummer und/oder Firmen-Identnummer in Sweap vorhanden ist. Die Kontaktnotiz kann ausschließlich durch die Zuordnung der korrekten Identnummer am EVA-Datensatz vorgenommen werden.
  3. Neuanlage Personen: Eine Neuanlage kann nicht durch den Kontaktnotizen-Import erfolgen. Du musst zuerst den Personen-Datensatz in EVA anlegen und in Sweap die EVA Personen-Identnummer (und/oder Firmen-Identnummer) hinterlegen. Nur mit dem entsprechenden Mapping der Gastdatenfelder Personen-Identnummer und/oder Firmen-Identnummer kann eine Kontaktnotiz in EVA erstellt werden.
  4. Klicke "Aktionen" und wähle "IHK EVA Export" aus.
  5. Logge dich mit den Zugangsdaten ein.
  6. Wähle bei Bedarf die relevanten Themen aus.
  7. Wähle bei Bedarf die relevanten Bereiche aus.
  8. Wähle die entsprechenden Sweap-Gastdaten-Felder für Person-ID und Firmen-ID aus. In der Regel werden die Felder automatisch ausgefüllt, in so fern bereits der EVA Import genutzt wurde. (Achtung: sollten unterschiedliche Gästelisten in das Event eingepflegt worden sein, so muss zuvor kontrolliert werden, ob die Daten in den korrekten Sweap-Gastdaten-Feldern liegen. Gleiches gilt, falls eine offene Registrierungsseite genutzt wurde.)
    Unter dem Feld "Kontaktnotiz Bemerkung" wird automatisch der Veranstaltungstitel eingefügt. Dieses Feld ist bearbeitbar und kann für weitere Informationen genutzt werden (ReferentIn, Thema, Location, etc.)

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Import von Verteilern mit EVA Versand

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