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Gäste Check-Out mit Zeiterfassung

Ingo Updated von Ingo

Sweap hat sein Produkt um ein wichtiges Feature erweitert. Du kannst jetzt zusätzlich zum Check-In, einen Check-Out der Gäste, sowohl in der mobilen App als auch in der Web-App durchführen!

Nachfolgend möchten wir dir aufzeigen, wie Du diese Funktion einsetzen.

Voraussetzung: Das Feature wird bei Bedarf, von Sweap für die gewünschte(n) Veranstaltung(en) freigeschalten.
HINWEIS: Die Berechtigung "Check-In löschen" muss für den Nutzer aktiv freigeschaltet werden (beispielsweise durch Admins).

1. Check-Out per mobiler App

Nach den gleichen Prinzipien wie Du ein Gast manuell einchecken, kannst Du Gäste auch auschecken.

1.1 Gast auswählen

In unserem Beispiel wurde der Gast bereits eingecheckt. Der Button "Einchecken" erscheint in rot und der Button "Auschecken" in grün.

1.2. Auschecken

Wird der Gast per Button ausgecheckt, wird der Check-Out numerisch erfasst und der Button "Auschecken" wechselt zu rot.

Bei einem weiteren Check-In wechselt der Button "Ausschecken" wieder zu grün.

1.3 "Überauschecken"

Theoretisch ist es möglich den Gast häufiger auszuchecken als einzuchecken. Falls dies geschehen sollte, ist eine Sicherheitsabfrage dazwischengeschaltet, bei der die Aktion nochmals bestätigt werden muss.

HINWEIS: Ausgecheckte Personen können in der Listenansicht nach dem Status "Gegangen" gefiltert werden.

2. Check-Out über die Web-App

2.1 Gästeliste öffnen

Wenn Du die Gästeliste der Veranstaltung öffnen erscheint automatisch die Spalte "Anwesenheitsstatus". Hier erhältst Du einen direkten Überblick, ob die Gäste bereits eingecheckt (Anwesend) sind, oder noch erwartet werden (Noch nicht da).

2.2 Gast auswählen

In unserem Beispiel wurde der Gast bereits eingecheckt und besitzt den Status "Anwesend".

Um einen Gast mit dem Status "Anwesend" auschecken zu können, klicke bitte auf den Gast oder auf das Symbol des Bearbeitungsstiftes.

Danach öffnet sich die "Einzelgast-Ansicht". Hier klicke bitte auf den Reiter "Weiteres".

Per Button "Gast Check-Out" kannst Du den Gast auschecken und mit dem Button "Gast Check-In" auch wieder einchecken.

HINWEIS: Falls Du einen Gast versehentlich aus- oder eingecheckt haben sollten, kannst Du die letzte Aktion (bis alle Aktionen, indem Du jeweils den Button klicken) über "Letzter Gast Check rückgängig" revidieren.
2.3 Gast auschecken

Hast Du den Gast "ausgecheckt" ändert sich der Status in der Gästeliste automatisch auf "Gegangen".

Weitere Informationen rund um das Thema Check-In sowie zur Sweap mobile App findest Du hier:

Die Sweap-App

Der Check-In von Begleitpersonen

Check-In per Batchfunktion (Mehrfachauswahl)

Lösungsansätze zur Fehlerbehebung bei dem Check-In vor Ort

Wie haben wir uns geschlagen?

Lösungsansätze zur Fehlerbehebung bei dem Check-In vor Ort

Der Check-In per Mehrfachauswahl / Batchfunktion

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