Inhaltsverzeichnis

Check-In von Begleitpersonen

Ingo Updated von Ingo

In Sweap hast Du die Möglichkeit, jedem Hauptgast individuell Begleitpersonen zuzuordnen. Jeder Begleitperson kann wiederum ein eigener Datensatz mit Informationen (beispielsweise dem Vor-und Nachnamen sowie der E-Mail-Adresse) zugeordnet werden. Somit erhält jede namentlich registrierte und angelegte Begleitperson auch einen eigenen Eintrag im CMS und kann ebenfalls manuell und unabhängig vom Hauptgast gesucht werden.

ACHTUNG: Falls Du das Feature "Nur anonyme Begleitpersonen" beim Anlegen Deiner Veranstaltung aktiviert hast, kann die Begleitpersonen ausschließlich über den Hauptgast gefunden und eingecheckt werden. Eine eigenständige Suche anonymer Begleitpersonen ist nicht möglich, da diese nicht in eigenständigen Datensätze angelegt sind.

Weitere Informationen zum Anlegen von Begleitpersonen findest Du in diesem Artikel.

Bekommen Begleitungen automatisch ein eigenes eTicket (QR-Code Ticket) zugeschickt?

Nein, Begleitpersonen bekommen ihr eTicket nicht automatisch zugeschickt, da Sweap keine Einverständniserklärung von diesen Personen vorliegt und dementsprechend Begleitungen nicht einfach kontaktiert werden dürfen. 

Check-In von Begleitpersonen, die zusammen mit dem Hauptgast erscheinen

HINWEIS: Sweap hat sein Produkt um ein wichtiges Feature erweitert. Du kannst jetzt zusätzlich zum Check-In, einen Check-Out der Gäste sowohl in der App als auch in deinem CMS Account durchführen! Alles wichtige zum Thema Check-Out erfährst Du hier.

So funktioniert der Check-In, wenn der Hauptgast zusammen mit seinen Begleitungen zur Akkreditierung erscheint:

Der einfachste Weg, einen Hauptgast sowie seine Begleitungen einzuchecken, erfolgt mithilfe des Scans des QR-Code Tickets des Hauptgastes. Nach erfolgreichem Scan erscheint die Hauptmaske des eingescannten Hauptgastes. Innerhalb dieser Maske werden auch seine registrierten Begleitungen namentlich aufgezeigt. 

Alternativ kann der Hauptgast auch im Suchfeld in der App gesucht werden, auch erscheinen nun seine registrierten Begleitungen.

Klickt man das erste Mal auf den Check-In Button, checkt das System immer zuerst automatisch den geöffneten Hauptgast ein.

Drückst Du den Check-In Button erneut, öffnet sich ein Pop-Up Fenster, um abzufragen, welche Begleitperson eingecheckt werden soll (nur relevant wenn auf einen Hauptgast mehrere Begleitungen registriert sind).

 

Jetzt kann die Begleitung, welche eingecheckt werden soll, ausgewählt und eingecheckt werden. 

Alternativ kannst du innerhalb der Maske eines Hauptgastes den Namen der einzucheckenden Begleitung anklicken und somit den Check-In Prozess dieser Person anstoßen.

HINWEIS: Sobald eine Begleitperson eingecheckt wurde, erscheint im System in der Hauptmaske des Gastes ein Häkchen hinter dem Namen der eingecheckten Person.

Check-In von Begleitpersonen, welche unabhängig vom Hauptgast erscheinen

Es kann vorkommen, dass eine namentlich registrierte Begleitung unabhängig vom Hauptgast eingecheckt werden möchte. Auch dies ist mit Sweap und der Sweap App möglich. Da Begleitpersonen kein QR-Code Ticket zugeschickt bekommen, ist die Wahrscheinlichkeit hoch, dass eine Begleitung ohne Ticket erscheint. Dementsprechend kann der QR-Code Scanner hier nicht genutzt werden und die Begleitperson muss für den Check-In manuell über das Suchfeld gesucht werden, um die "Maske" der Begleitung zu öffnen.

Nun kann die Begleitperson wieder mithilfe des Check-In Buttons, eingecheckt werden. 

Sollen während des Check-In Prozesses Namensschilder gedruckt werden und hast Du innerhalb der Druckerkonfiguration eingestellt, dass Namensetiketten automatisch beim Check-In gedruckt werden sollen, so wird nach dem Check-In auch das Namensschild der Begleitung automatisch gedruckt. 
Hinweis: Diese Einstellungsmöglichkeiten und der Etikettendruck stehen Dir nicht in der Free-Lizenz zur Verfügung! Diese Möglichkeiten können ab der Growth-Lizenz genutzt werden.

Weitere Informationen zur Sweap App und zur Gästeakkreditierung kannst Du in diesem Artikel nachlesen.

Wie haben wir uns geschlagen?

Check-in für Gastdatensatz hinterlegen

Gäste Check-Out mit Zeiterfassung

Kontakt