EventDocs: personalisierte PDF-Dokumente
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von Matthias Heicke
In diesem Artikel erfährst du, was EventDocs genau ist, was damit möglich ist und wie du Schritt für Schritt dein personalisiertes PDF erstellst.
Was ist EventDocs?
EventDocs ist ein Sweap-Produkt, mit dem du aus einer einmal vorbereiteten PDF-Vorlage automatisch personalisierte Dokumente für deine Gäste erstellst - z. B. Teilnahmebestätigungen, Zertifikate, individuell gestaltete Tickets, Seminarbescheinigungen oder Urkunden.
Anstatt für jeden Gast manuell eine Datei zu erzeugen, hinterlegst du in deinem PDF-Formular Platzhalter (z. B. Vor- und Nachname, Eventname, Datum) und EventDocs füllt diese pro Gast automatisch mit den Gastdaten aus deinem Sweap-Event aus. Die fertigen PDFs werden bei Sweap gespeichert und sind über eine eindeutige URL pro Gast erreichbar – ideal zum Verlinken in Sweap-E-Mails oder auf Event-Websites.
EventDocs erreichst du unter eventdocs.sweap.io. Du kannst dich mit deinen Sweap Zugangsdaten einloggen.
Wann lohnt sich EventDocs?
Ein typisches Beispiel: Ein Veranstalter möchte den Teilnehmenden nach einem Event eine Teilnahmebestätigung schicken.
👎 Bisher sah der Prozess so aus:
- Teilnehmendenliste als Excel aus Sweap exportieren
- Teilnahmebestätigung in Word aufsetzen
- Über die Word-Serienbrieffunktion eine Datei pro Gast erzeugen
- Jede Datei einzeln als PDF speichern und passend benennen
- In Outlook einzeln versenden
Bei 50 Gästen kostet das schnell mehr als eine Stunde oder mehr und ist ziemlich fehleranfällig.
👍Mit EventDocs sieht der Prozess so aus:
- Vorlage einmalig erstellen und hochladen
- Event auswählen, Felder mit Platzhaltern befüllen, „Generieren“ klicken
- Versand über eine Sweap-E-Mail mit einem Download-Button
Damit dauert die Erstellung und der Versand nur wenige Minuten – egal, ob 50 oder 5.000 Gäste.
Voraussetzungen - Was du brauchst:
- Ein Sweap-Konto mit Zugang zum freigeschalteten EventDocs-Modul
- Ein Event mit eingepflegten Gastdatensätzen in Sweap
- Ein PDF-Formular (siehe nächster Abschnitt)
So funktioniert EventDocs – Schritt für Schritt
- Login
Öffne eventdocs.sweap.io. Wenn du in Sweap bereits eingeloggt bist, bist du auch in EventDocs automatisch angemeldet. Falls nicht, klicke auf den Login-Button und melde dich mit deinem Sweap-Benutzernamen und Passwort an.
- PDF-Formular vorbereiten
EventDocs braucht ein PDF-Formular, also ein PDF mit ausfüllbaren Feldern. Das erstellst du in zwei Stufen:
a) Layout entwerfen:
Gestalte das Dokument zunächst in einem beliebigen Programm – z. B. Microsoft Word, Google Docs, Pages oder einem Design-Tool deiner Wahl – und exportiere es anschließend als PDF.
b) Formularfelder hinzufügen:
Damit EventDocs weiß, wo welcher Inhalt eingesetzt werden soll, brauchst du jetzt noch ausfüllbare Felder. Das geht z. B. mit Adobe Acrobat (kostenpflichtig) oder mit kostenlosen Tools wie sejda.com. Vergib jedem Feld einen sprechenden Namen, z. B. vorname, nachname, eventname, teilnahmedatum. Diese Namen siehst du später in EventDocs wieder.
- Vorlage in EventDocs hochladen
In EventDocs gehst du auf den Bereich „Vorlagen“ und klickst auf „Vorlage hochladen“. Wähle dein PDF und gib der Vorlage einen eindeutigen aussagekräftigen Namen – z. B. „Teilnahmebestätigung Seminar xy 2026“. Die Vorlage kannst du anschließend beliebig oft wiederverwenden, auch für unterschiedliche Events.
Im Vorlagen-Editor kannst du pro Feld zusätzlich folgendes konfigurieren:
- Einen alternativen, sprechenden Anzeigenamen, falls der technische Feldname kryptisch ist
- Einen Standardwert, der eingefügt wird, wenn beim späteren Erstellen kein anderer Wert angegeben wird
- Optional einen oder mehrere QR-Codes mit frei wählbarem Inhalt (z. B. die Ticket-ID des Gasts), Position, Größe und Farbe
- Dokumente erstellen
Gehe auf „Dokumente erstellen“. Der Assistent führt dich durch zwei Stufen:
- Auswahl-Stufe:
Wähle das Sweap-Event aus, für dessen Gäste du Dokumente erstellen möchtest. Wähle anschließend die PDF-Vorlage, die als Basis dienen soll.
- Bearbeiten-Stufe:
Hier siehst du links eine Vorschau der PDF-Vorlage mit hervorgehobenen Formularfeldern und rechts zwei Tabs:
a) Tab „Felder zuordnen“: Pro Formularfeld trägst du ein, was eingesetzt werden soll – entweder ein festen Text oder einen Liquid-Platzhalter (siehe nächster Abschnitt) oder eine Kombination aus beidem.
b) Tab „Ausgabe-Einstellungen“: Hier konfigurierst du, wie und für wen die Dokumente generiert werden. Im Tab „Ausgabe-Einstellungen“ findest du folgende Optionen:
-> Benennung: Ein interner Name für den Generierungs-Lauf, damit du ihn später in der Übersicht wiederfindest.
-> Gäste-Filter: Für welche Gäste soll ein Dokument erstellt werden? Möglich sind „Alle Gäste“, „Gäste, die die Einladung angenommen haben“ oder „Gäste, die am Event teilgenommen haben (eingecheckt)“.
-> Gast-Feld für den PDF-Link: Wähle ein benutzerdefiniertes Gastfeld in Sweap aus. Dort speichert EventDocs für jeden Gast die URL des erzeugten PDFs. Diese URL kannst du anschließend in Sweap-E-Mails als Download-Link oder Button nutzen. Falls in dem Feld bereits ein Wert steht, kannst du wählen, ob der Gast übersprungen oder der Wert überschrieben werden soll.
-> Lösch-Einstellungen: Optional kannst du ein Datum festlegen, an dem die Dokumente automatisch gelöscht werden, und das Lösch-Datum in ein benutzerdefiniertes Gastfeld vom Typ „Datum“ schreiben lassen.
z. B. mit dem Namen „Zertifikat-URL“. Sonst findest du in EventDocs unter „Gast-Feld für PDF-Link“ noch keine Auswahl.
Mit „Dokumente generieren“ startest du den Lauf. EventDocs erzeugt nun für jeden Gast ein eigenes PDF und speichert es. Je nach Gästezahl dauert das wenige Sekunden bis einige Minuten.
- Dokumente per Sweap-E-Mail versenden
Sobald die Erstellung abgeschlossen ist, steht für jeden Gast eine individuelle URL im konfigurierten benutzerdefinierten Gastfeld. Diese URL nutzt du in deiner Sweap-E-Mail:
- Öffne in Sweap die E-Mail-Vorlage, mit welcher du das Dokument versenden möchtest
- Füge dort einen Button oder Link ein und benenne diesen (z. B. „Teilnahmebestätigung herunterladen“)
- Setze als Ziel den Platzhalter zu deinem benutzerdefinierten Feld, z. B.
{{ guest.fields.zertifikatUrl }}
Jeder Gast erhält damit beim Mailversand den Link zu seinem persönlichen PDF.
Liquid-Platzhalter: das musst du wissen
EventDocs verwendet die Template-Sprache Liquid, um Werte aus Sweap in deine PDF-Felder einzufügen. Eine Liquid-Variable schreibst du immer in doppelte geschweifte Klammern, z. B. {{ guest.firstName }}. Du kannst beliebig viel festen Text mit Platzhaltern mischen, z. B. Sehr geehrte:r {{ guest.firstName }} {{ guest.lastName }}.
Über den Button „Variablen anzeigen“ im Bearbeiten-Schritt bekommst du immer eine aktuelle Liste aller verfügbaren Variablen für dein gewähltes Event – inklusive einer Vorschau, was eingefügt wird.
- Benutzerdefinierte Gastfelder:
Alle in Sweap angelegten Custom Fields stehen unter {{ guest.fields.<feldName> }} zur Verfügung – z. B. {{ guest.fields.firma }} oder {{ guest.fields.position }}. Datumsfelder werden automatisch im Format TT.MM.JJJJ formatiert.
- Begleitpersonen (Companions):
Wenn dein Event Begleitpersonen erlaubt, kannst du über {{ guest.companions }} auf die Liste aller Begleitpersonen eines Gasts zugreifen – jede Begleitperson hat die gleichen Felder wie ein regulärer Gast (z. B. firstName, lastName, fullName, email, benutzerdefinierte Felder unter fields). Mit einer Schleife kannst du sie z. B. so auflisten:
{% for companion in guest.companions %}
{{ companion.fullName }}{% unless forloop.last %}, {% endunless %}
{% endfor %}Eigene Filter
Zusätzlich zu den Standard-Liquid-Filtern stellt EventDocs den Filter ifPresent bereit – damit kannst du eleganter mit leeren Werten umgehen. Beispiele:
{{ guest.fields.titel | ifPresent: " " }}{{ guest.firstName }}
fügt einen Leerschritt nach dem Titel ein, aber nur, wenn der Titel gesetzt ist
-
{{ guest.fields.titel | ifPresent: "(", ")" }}
setzt den Titel in Klammern, aber nur, wenn er gesetzt ist
-
{{ guest.fields.titel | ifPresent: "(", ")", "kein Titel" }}
wie oben, mit Fallback „kein Titel“, wenn der Titel leer ist
upcase, downcase, capitalize, default oder truncate funktionieren ebenfalls. Eine vollständige Übersicht findest du in der Liquid-Dokumentation.Beispiele für typische Inhalte
Anrede mit Fallback:
Sehr geehrte:r {{ guest.firstName | default: "Teilnehmer:in" }} {{ guest.lastName }}
Teilnahmebestätigung-Satz:
Hiermit bestätigen wir die Teilnahme von {{ guest.fullName }} am {{ event.start.date }} an der Veranstaltung „{{ event.name }}“.
Firma in Klammern, wenn vorhanden:
{{ guest.fullName }}{{ guest.fields.firma | ifPresent: " (", ")" }}
Häufige Fragen
Kann ich eine Vorlage mehrfach verwenden?
Was passiert, wenn ich Felder nachträglich in der Vorlage ändere?
Wie sehen Gäste das fertige PDF?
{{ guest.fields.zertifikatUrl }}).