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Eigene Benutzerrollen anlegen und die Rechte-Vergabe

Julia Walther Updated von Julia Walther

In diesem Artikel zeigen wir dir wie du die Benutzerrollen in deinem Sweap Account administriert und Nutzerrechte vergibst.

Als Admin hast du die Möglichkeit jedem Nutzer deines Sweap Accounts innerhalb der Account Einstellungen unter "Benutzer & Rechte" individuelle Zugriffsrechte zu vergeben.

Dabei gibt es vorinstallierte Standardrollen. Als Admin kannst du auch jederzeit neue Rollen anlegen und individuell festlegen, welche Nutzungsrechte jeder neuen Rolle gegeben werden sollen.

1. Das Anlegen einer Rolle

Als Admin kannst du jedem Benutzer verschiedene Rollen zuweisen. Alle weiteren Informationen zu Benutzern und dem Anlegen von Benutzern kannst du hier nachlesen.

Eine Rolle beinhaltet die Nutzungsrechte, die jedem Benutzer des Sweap Accounts individuell eingeräumt werden können. Die Zuweisung einer Rolle geschieht in den allgemeinen Account Einstellungen unter "Benutzer & Rechte". Im Menüpunkt "Benutzer" kannst du Benutzer erstellen und auch deinen Benutzern ihre jeweilige Rolle(n) zuweisen.

Im Menüpunkt "Rollen" kannst du eigene Rollen anlegen.

Beim Einrichten der Nutzungsrechte einer Rolle ist folgendes zu beachten:

In der Regel gibt es innerhalb jedes Bereiches vier Standards, die der jeweiligen Rolle eingeräumt werden können:

  • Anzeigen
    Anzeigen bedeutet, dass für den Nutzer die jeweilige Rubrik in Sweap sichtbar ist, z.B. Felder oder E-Mails.
  • Erstellen
    Erstellen bedeutet, dass der Nutzer etwas Neues anlegen kann, z.B. einen Gast oder einen Kontakt.
  • Ändern
    Ändern bedeutet, dass der Nutzer betreffende Elemente / Daten ändern kann - dies bezieht sich jedoch nur auf bereits bestehende Daten.
  • Löschen
    Löschen bedeutet, dass du dem Nutzer das Recht gibt bestimmte Elemente und Daten zu löschen.

Neben diesen vier Standardtypen der Rechte und Zugriffe können in den einzelnen Bereichen auch Sonderrechte eingeräumt werden.

So kannst du beispielsweise innerhalb des Einladungs- und Registrierungsprozesses das Recht vergeben, dass E-Mails verschickt werden dürfen und der E-Mail Log eingesehen werden kann. Zusätzlich kannst du bei den veranstaltungsbezogenen Daten auch festlegen, dass Codes für den personalisierten Einladungsprozess generiert und exportiert werden können.

Guck dir die Möglichkeiten einfach mal genauer an, du wirst viele Rubriken finden, bei denen es durchaus Sinn ergeben kann, die Nutzerrollen anzupassen.

2. Übersicht der Rechte auf Basis der bereits vorhandenen Rolle "Admin"

Rechte Adminrolle

Rechte-Übersicht

Benutzer und Account

Recht

Beschreibung

Zugriff

System Zugriff: Allgemeiner Zugriff auf den WebApp Account

Account anzeigen: Accountinformationen werden angezeigt

Account ändern: Möglichkeit Account Name und hinterlegte Kontaktdaten zu ändern.

Zahlung

Lizenz kaufen & Abrechnung: Lizenz-Veränderungen /-Vergrößerungen, zusätzliche Registrierungen und Events für den eigenen Account kaufen

Benutzer

Benutzer anzeigen, erstellen, ändern und löschen.

Passwörter ändern: Passwörter der Nutzer können geändert werden.

Sichtbarkeitsgruppen: Möglichkeit Sichtbarkeitsgruppen anzulegen und zu bearbeiten.

Rollen

Rollen anzeigen, erstellen, ändern und löschen.

E-Mail-Adressen

E-Mail Adressen anzeigen, erstellen, ändern und löschen (Opt in & Bounces).

Konfiguration

Gast-Felder: Möglichkeit Felder Account übergreifend zu erstellen.

App: Möglichkeit die Check-in App zu konfigurieren.

Veranstaltungs-Tags: Möglichkeit Veranstaltungs-Tags Account übergreifend zu erstellen.

Veranstaltungsübersichtsseite (VAÜ): Möglichkeit für die Veranstaltungsübersichtsseite Keys zu erstellen, diese werden für die Implementierung in Sweap benötigt.

Kontakt

Zugriff auf Kontakte-Feature.

Kontakte anzeigen, erstellen, ändern und löschen. Anlegen, hinterlegen, ändern von Kontakte Tags und Importfunktion von Kontakte-Feature.

Auto-Löschregeln

Auto-Löschregeln anzeigen, erstellen, ändern und löschen.

Vorlagen

Recht

Beschreibung

Angepasste E-Mail Vorlagen

Angepasste E-Mail Vorlage anzeigen, erstellen, ändern und löschen.

Angepasste Web Vorlagen

Angepasst Web Vorlagen anzeigen, erstellen, ändern und löschen.

Veranstaltungsbezogene Daten

Recht

Beschreibung

Veranstaltung

Veranstaltungen anzeigen, erstellen, ändern und löschen.

Veranstaltungsstatus

Aktivieren/Freischalten: Möglichkeit eine Veranstaltung aus dem Modus Entwurf zu aktivieren.

Archivieren: Möglichkeit eine Veranstaltung zu archivieren. Diese wird dann nicht mehr im Dashboard angezeigt.

Gäste

Gäste / Gastdaten anzeigen, erstellen, ändern und löschen.

Import/Export

Excel Gast Import: Möglichkeit per Excel Datei Gastdaten in die Gästeliste zu importieren.

Codes generieren und exportieren: Möglichkeit Einladungscodes und Ticketcodes (z.B. für die Einladung per Serienbrief) der Gäste zu generieren und zu exportieren.

Externer Import*: Möglichkeit über eine Schnittstelle externe Daten zu importieren.

Externer Export*: Möglichkeit über eine Schnittstelle externe Daten zu exportieren.

Kategorien

Kategorien anzeigen, erstellen, ändern und löschen.

Check-in

Gast-Check-ins erstellen und löschen.

Konfiguration

Möglichkeit der Konfiguration diverser Anwendungsfunktionen und Features (Felder, Stamm-Felder, Anrede, Drucker, App, Wallet und Auto-Löschregeln).

Einladungs- und Registrierungsprozess

Recht

Beschreibung

Webseiten

Webseiten anzeigen, erstellen, ändern und löschen.

Auf Übersicht veröffentlichen: Möglichkeit Veranstaltung auf der Veranstaltungsübersichtsseite (VAÜ) zu veröffentlichen.

E-Mail

E-Mails anzeigen, erstellen, ändern und löschen.

Versand

Möglichkeit E-Mails zu versenden und den Bereich E-Mail Log verwenden zu können.

Zeige Globale Vorlagen

Sweap Standardvorlagen (E-Mails und Webseiten) werden angezeigt/ausgeblendet und können verwendet bzw. nicht verwendet werden.

iOS App

Recht

Beschreibung

App Zugriff

Recht die Check-in App benutzen zu können.

Gast erstellen

Recht einen Gast manuell hinzufügen zu können. Zum Beispiel während des Check-ins

Gast ändern

Recht Gastdaten über die App anzupassen

Gast löschen

Recht Gastdaten zu löschen.

Auswertung anzeigen

Anwesenheitsübersicht wird in der App dargestellt.

Kategorien anpassen

Möglichkeit vorhandene Kategorien anzuzeigen und / oder weitere Kategorien zu erstellen, zu ändern bzw. zu löschen.

Wie haben wir uns geschlagen?

Anlegen eines neuen Benutzers

Die Sichtbarkeitsgruppen

Kontakt