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Die Sichtbarkeitsgruppen

Christian Schulz Updated von Christian Schulz

Im folgenden Artikel zeigen wir dir unser Feature Sichtbarkeitsgruppen.

Sichtbarkeitsgruppen können genutzt werden, wenn nicht alle Nutzer auf dieselben Veranstaltungen in Sweap Zugriff haben sollen. Dies kann zum Beispiel der Fall sein, wenn mehrere Fachbereiche / Abteilungen gemeinsam mit Sweap arbeiten. Du kannst mittels Sichtbarkeitsgruppen als "Berechtigungen" zur Mitarbeit oder Ansicht vergeben.

Nutzt du Sichtbarkeitsgruppen, so administrierst du damit, welchen Nutzern welche Veranstaltungen angezeigt werden.

Administratoren haben auf alle Sichtbarkeitsgruppen und Veranstaltungen Zugriff. Die Anlage von Sichtbarkeitsgruppen sollte dementsprechend im besten Fall von einem Administrator vorgenommen werden. Wobei natürlich auch andere Nutzer das Recht dazu haben können, wenn ihre Nutzerrolle entsprechend erstellt / angepasst ist.

Du kannst einem Nutzer beliebig viele Sichtbarkeitsgruppen zuordnen, es kann also auch Nutzer geben, die mehreren Sichtbarkeitsgruppen zugehörig sind. Entsprechend der Sichtbarkeitsgruppen kann der Nutzer alle Veranstaltungen dieser Gruppen einsehen.

Kann ein Nutzer neue Veranstaltungen anlegen, so kann er dies immer nur in der/den für ihn aktivierten Sichtbarkeitsgruppe(n) tun. Auch hier greift die "Einschränkung" mittels Sichtbarkeitsgruppen direkt.

Um die Nutzung von Sichtbarkeitsgruppen etwas deutlicher zu veranschaulichen, haben wir ein Beispiel für dich erstellt:

Sichtbarkeitsgruppen Überblick

Nutzer 1 ist der Administrator des Accounts. Als Administrator hat Nutzer 1 Zugriff auf alle Sichtbarkeitsgruppen und kann somit natürlich alle Events sehen.

​Nutzer 2 ist der Sichtbarkeitsgruppe 1 zugehörig. In Sichtbarkeitsgruppe 1 wurde Event 1, Event 2 und Event 3 angelegt. Nutzer 2 hat folglich nur auf diese drei Events Zugriff.

Nutzer 3 ist der Sichtbarkeitsgruppe 2 zugehörig. In Sichtbarkeitsgruppe 2 wurde Event 4 und Event 5 angelegt. Nutzer 3 hat folglich nur auf diese zwei Events Zugriff.

Nutzer 4 ist sowohl der Sichtbarkeitsgruppe 2 als auch der Sichtbarkeitsgruppe 3 zugehörig. ​In Sichtbarkeitsgruppe 2 wurde Event 4 und Event 5 angelegt, in Sichtbarkeitsgruppe 3 wurde Event 6, Event 7 und Event 8 angelegt. Nutzer 4 hat folglich Zugriff auf 2 Sichtbarkeitsgruppen und entsprechend dieser Sichtbarkeitsgruppen auf fünf Events.

1. Eine Sichtbarkeitsgruppe anlegen

Sichtbarkeitsgruppen kannst du im Hauptmenü von Sweap anlegen. Klicke dazu auf "Account Einstellungen" und rufe den Bereich "Benutzer & Rechte" auf. Klicke nun auf den Reiter "Sichtbarkeitsgruppen".

Per Button "+ Sichtbarkeitsgruppen anlegen" lassen sich nun beliebig viele Gruppen schnell und einfach anlegen.

Sichtbarkeitsgruppe anlegen

2. Nutzer einer Sichtbarkeitsgruppe zuordnen

Du kannst frei administrieren, welche deiner Nutzer, welcher Sichtbarkeitsgruppe zugehörige sind. Du kannst diese Einstellung sowohl direkt beim Anlegen eines Nutzers als auch später ​vornehmen.

​Informationen zum Anlegen eines neuen Benutzers findest du ​​hier.​​

​Innerhalb der Benutzereinstellungen kannst du festlegen, ob ein Nutzer einer, mehrerer oder keiner bestimmten Sichtbarkeitsgruppe zugeordnet wird. Bei keiner Auswahl mindestens einer Gruppe kann der Nutzer alle Veranstaltungen des Account sehen.​

​Sobald du die Änderung gespeichert hast, ist der Benutzer der ausgewählten Sichtbarkeitsgruppe zugeordnet und bekommt nur noch die Veranstaltungen dieser Gruppe angezeigt.

Sichtbarkeitsgruppe Nutzer zuweisen

3. Veranstaltung einer Sichtbarkeitsgruppe zuordnen

​Veranstaltungen können auch Sichtbarkeitsgruppen zugeordnet werden. Ein Nutzer der Sichtbarkeitsgruppen zugehörig ist, kann nur Veranstaltungen erstellen oder verändern, die auch zu seiner Sichtbarkeitsgruppe gehören. Ein Nutzer, der nur einer Sichtbarkeitsgruppe angehörig ist, wird die Möglichkeit eine Veranstaltung einer Sichtbarkeitsgruppe zuzuordnen nicht angezeigt.

​Ist ein Nutzer mehreren Sichtbarkeitsgruppen zugeordnet, so muss dieser beim Anlegen einer Veranstaltung die Gruppe auswählen, für welche die Veranstaltung sichtbar sein soll. Eine Mehrfachauswahl ist dabei möglich, um mehreren Gruppen (Fachabteilungen) Zugriff zu gewähren.​

​Ähnlich wie bei der Zuordnung der Benutzer kannst du diese Einstellung direkt beim Erstellen einer neuen Veranstaltung oder beim Bearbeiten einer Veranstaltung vornehmen. Weitere Informationen zum Anlegen einer neuen Veranstaltung findest du ​​hier​.

Sichtbarkeitsgruppe einer Veranstaltung zuordnen

 

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