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Hinzufügen von Löschregeln um Teilnehmerdaten automatisiert zu löschen

Ingo Updated von Ingo

Mit unseren Löschregeln kannst du steuern, wann und welche Gastdaten deiner Veranstaltung(en) automatisch gelöscht werden sollen.

Vorteil: Durch das Löschen spezifischer Daten, musst du nicht das komplette Event löschen. So kannst du weiterhin auf ausgewählte Daten und Statistiken der jeweiligen Events zurückgreifen. Des weiteren kannst du bestimmen, zu welchem Zeitpunkt (abhängig vom Start- oder Enddatum des Events), die automatische Löschung vorgenommen werden soll.

Hinweis: Um eine automatische Löschregel zu erstellen, sie als Standard Regel festzulegen und einer Veranstaltung zuordnen zu können, benötigst du die entsprechenden Rechte. Sollten diese nicht zur Verfügung stehen, wende dich bitte an deinen Administrator.

1. Wie erstelle ich ein Auto-Löschregel?

Um eine Auto-Löschregel zu erstellen klicke in deiner Sweap Startseite auf "Account Einstellungen" und danach auf "Erweiterte Einstellungen". Wähle nun in der oberen Navigation den Bereich "Auto-Löschregeln" aus. Über die Schaltfläche "+ Auto-Löschregel anlegen" kannst du nun eine Regel erstellen.

1.1 Einstellungen bei Auto-Löschregeln

Ausgeschlossene Standardfelder

Hier kannst du festlegen, welche Daten (Standardfelder) von der Löschung ausgeschlossen werden sollen.

Ausgeschlossene Felder

Hier kannst du festlegen, welche Daten (über die Standardfelder hinaus) von der Löschung ausgeschlossen werden sollen.

Aufbewahrungsfrist startet ab

Hiermit entscheidest du, ob das Start- oder Enddatum des Events, als Basis für die Berechnung des Löschdatums verwendet werden soll.

Dauer der Aufbewahrungsfrist (in Tagen)

Die Dauer der Aufbewahrungsfrist besagt, wie viele Tage nach dem Start- bzw. Enddatum die Daten gelöscht werden sollen.

Automatisches Archivieren des Events nach der Ausführung

Setzt du bei diesem Feld den Haken wird dein Event automatisch nach Ausführung der Regel archiviert.

2. Eine Auto-Löschregel als Standard Regel festlegen

Wenn du eine Regel erstellt hast, kannst du diese als Standard Regel festlegen. Beachte bitte, dass sich immer nur eine Standard Regel hinterlegen lässt.

Eine als Standard Regel aktivierte Regel lässt sich übrigens nicht löschen. Solltest du deine Regel löschen wollen, musst du zuvor die Standard Regel wieder deaktivieren.

3. Regeln für eine Veranstaltung verwenden

Nachdem du mindestens eine Regel erstellt hast, kannst Du diese für deine Veranstaltungen verwenden.

Wurde vorab eine Regel als Standard Regel festgelegt, wird diese Regel beim Erstellen eines neuen Events hinterlegt. Du kannst hier trotzdem beim Anlegen des Events eine andere Regel aussuchen oder auch deaktivieren, dass eine Regel genutzt wird.

Löschregeln nutzen
Info: Beachte dass nur Nutzer mit entsprechenden Rechten die Umstellung hier vornehmen können. Soll eine alternative Regel für die Veranstaltung ausgewählt werden, benötigt der Nutzer das Recht "Auto-Löschregeln ändern". Zu finden ist dies in der Rollenadministration unter "Veranstaltungsbezogene Daten" -> "Konfiguration".

Die ausgewählte Löschregel einer Veranstaltung kannst du einsehen oder ändern, indem du die Veranstaltung aufrufst und auf Einstellungen auf der linken Seite klickst.

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