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Event Creation Prozess - Smarte Unterstützung von Sweap

Julia Walther Updated von Julia Walther

In diesem Artikel zeigen wir dir unseren Event Creation Prozess. Als Event Efficiency Platform möchten wir dir smarte und effiziente Möglichkeiten bieten, um deine Veranstaltungen anzulegen.

Deswegen steht dir unser Event Creation Prozess als Assistent zur Seite.

Bitte beachte, dass dieser Prozess derzeit noch nicht in Accounts verfügbar ist, in denen mit eigenen Vorlagen gearbeitet wird. Solltest du Fragen hierzu haben, melde dich bei unserem Support Team.

Wie es funktioniert

Unser Event Creation Prozess unterstützt dich bei der Erstellung einer neuen Veranstaltung direkt mit der Anlage von Kommunikationsmitteln und Webseiten - mit dieser Hilfe sind nur noch wenige Schritte nötig, um dein Event startklar zu machen.

Der Assistent startet automatisch, wenn du in der Übersichtsseite deiner Veranstaltungen eine neue Veranstaltung anlegst, tu dies entweder über den Button "+ Veranstaltung anlegen" oder mittels Klick auf die große Kachel mit dem Pluszeichen ("Erstelle eine Veranstaltung").

Du wirst nun durch unseren Prozess geführt. Unser System fragt einige Details ab und baut das Event auf Basis deiner Angaben auf. Je mehr Details du zu Beginn angibst, desto weniger manuellen Aufwand hast du bei der anschließenden Vervollständigung deines Events. Solltest du bereits Profi im Umgang mit Sweap sein, kannst du den Assistenten ab dem 2. Schritt ("Branding") überspringen. Klicke dazu auf die Schaltfläche "Zum Ende springen", bestätige deine Eingabe mittels Klick auf den Button "Anlegen".

Nachfolgend findest du Informationen, welche Details unser Assistent im Event Creation Prozess von dir abfragt.

Grundlagen

Zunächst einmal gibst du den Namen der Veranstaltung und das Format deiner Veranstaltung an. Entscheide, ob es sich um eine Vor Ort Veranstaltung, eine virtuelle Veranstaltung oder eine hybride Veranstaltung handelt. Wähle nun das Datum, die Uhrzeit und die Dauer an. Zusätzlich gibst du bei den Basis Informationen bereits an, in welcher Zeitzone deine Veranstaltung stattfindet. Auch nimmst hier die Einstellung deiner Veranstaltungssprache vor.

Branding

Als nächstes kannst du direkt mit dem Branding für deine Veranstaltung beginnen. Lade hier das entsprechende Logo hoch, wähle deine Hauptfarbe und hinterlege ein Titelbild für deine Veranstaltung. Du kannst hier auch eine Account übergreifende Einstellung vornehmen. Für manche Eingaben kannst du folglich einstellen, ob diese auf der Kontoebene gespeichert werden sollen, sodass sie für zukünftige Veranstaltungen genutzt werden.

Kommunikation

Wählen im nächsten Schritt aus, welche E-Mails unser System für dich vorbereiten soll. Unser System erstellt die gewünschten E-Mails für dich. Beachte bitte, dass diese E-Mails mit Demo-Inhalten befüllt sind - vergiss entsprechend nicht deine Inhalte zu ergänzen.

Folgende E-Mails kannst du von unserem System anlegen lassen:

  • Save the date
  • Einladung
  • Einladungserinnerung
  • Erinnerung für Zusagen
  • Veranstaltungsankündigung
  • Last Call Einladungserinnerung (24 h)
  • Last Call Erinnerung für Zusagen (24 h)
  • Automatische Bestätigung
  • Link zum Öffnen der Virtuellen Event Plattform
  • Dankesmail nach der Veranstaltung

Hinterlege hier auch direkt deine Absender-Informationen und eine Antwort E-Mail-Adresse.

Mehr Informationen zu E-Mails findest du hier.

Registrierung

Wähle in diesem Schritt aus, welche Module auf deiner Registrierungsseite aktiviert werden sollen. Denk bitte auch hier daran, dass wir die Module mit Demo-Inhalte erstellen und du diese ersetzen musst.

Neben den gewünschten Modulen kannst du hier weitere Einstellungen für deine Registrierungsseite vornehmen:

  • Registrierungsziel
  • Angabe zur Limitierung der Registrierung (maximale Anzahl der Anmeldungen)
  • URL Suffix

Weitere Informationen zur Registrierungsseite findest du hier.

Virtuelle Platform

Lege an dieser Stelle fest, welche Inhalte / Module du für deine Virtual Event Platform nutzen möchtest. Beachte bitte, dass dieser Punkt nur verfügbar ist, wenn du eine virtuelle oder hybride Veranstaltung anlegst.

Weitere Informationen zu Virtual Event Platform findest du hier.

On-Site Einrichtung

Mache hier Angaben zum Veranstaltungsort und wo dein Event stattfinden wird. Die Angabe einer Adresse ist nicht zwingend erforderlich, auch ohne Adresse lässt deine Veranstaltung sich anlegen.

Wenn du möchtest kannst du an dieser Stelle eine Kontakt E-Mail-Adresse, Kontakttelefonnummer und den Link zur Webseite hinterlegen. Mit diesen Angaben befüllst du das Location Modul deiner Webseiten.

Beachte bitte, dass dieser Punkt nur verfügbar ist, wenn du eine Vor Ort Veranstaltung oder eine hybride Veranstaltung anlegst.

Social Media

Hinterlege an dieser Stelle all deine relevanten Social Media Accounts. Unser System hinterlegt diese Information in deinen E-Mails und Webseiten.

Zusammenfassung

Im letzten Schritt zeigt dir unser System eine Zusammenfassung der Daten, die du hinterlegt / befüllt hast. Es wird ein kleiner Check-Up gemacht, der dir sagt, ob du alle Daten hinterlegt hast. Solltest du Angaben ergänzen oder ändern wollen, kannst du von hier aus zurück zu den jeweiligen Punkten gehen. Wenn du deine Eingabe fertiggestellt hast, klicke auf den Button "Anlegen" und unser System wird deine Veranstaltung entsprechend deiner Eingabe anlegen.

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