Inhaltsverzeichnis

Event Insights - Die Kennzahlen deiner Veranstaltung

Julia Walther Updated von Julia Walther

Das Team um das Veranstaltungs-Management steht häufig vor der Hürde, dass Veranstaltungen in Zahlen gebracht werden müssen, um diese auswerten zu können. Um Reportings machen zu können und den Erfolg deiner Veranstaltung zu bemessen, kannst du die Event Insights deiner Veranstaltung abrufen.

Du findest diese Zahlen in der jeweiligen Veranstaltung unter dem Punkt "Insights".

Event Insights

Unsere Event Insights stehen dir für alle Formen von Veranstaltungen, die du mit Sweap durchführen kannst, zur Verfügung. Es spielt also keine Rolle, ob du eine vor Ort Veranstaltung veranstaltest oder dein Event digitaler oder hybrider Natur ist. Du kannst dir die Zahlen nicht nur online in Sweap ansehen, sondern auch herunterladen. Zum Herunterladen steht dir unsere PDF Export Funktion zur Verfügung.

Die Informationen unserer Insights sind in die Kategorien "Einladung", "Kommunikation" und "Check-in" unterteilt.

Einladung

Im Bereich Einladung findest du 5 Grafiken, wir stellen dir diese Grafiken nachfolgend vor.

Zusagenziel

Die erste Grafik im Bereich Einladung zeigt dir dein "Zusagenziel" und den Fortschritt auf dem Weg dort hin. Erstellst du deine Veranstaltung mit unserem Event Creation Prozess kannst du direkt beim Erstellen deiner Veranstaltung ein Zusagenziel definieren. Solltest du deine Veranstaltung ohne unseren Assistenten anlegen, hinterlegst du dein Zusagenziel über den Klick auf die drei Punkte in der oberen rechten Ecke der Grafik. Definiere wie viele Zusagen du bei deiner Veranstaltung erreichen möchtest. Unser System liefert dir dann eine entsprechende Auswertung.

Zusagenzielt
Einladungsstatus

(1) Die nächste Grafik, "Einladungsstatus", ist ein einfaches Kreis-Diagramm, welches die Eingeladenen nach ihrer Rückmeldung unterteilt. Du kannst auf einen Blick nachvollziehen, wie viele deiner eingeladenen Gäste sich registriert, abgesagt oder dir keine Rückmeldung gegeben haben.

Registrierungs-Funnel

(2) Bei der Grafik "Registrierungs-Funnel" handelt es sich um Wasserfall-Diagramm. Dieses Diagramm geht mehr ins Detail, indem es den Teilnehmenden-Status in einem Funnel darstellt. Oft reicht es nicht aus, nur zu wissen, wie viele Zusagen oder Absagen du generiert hast. Die Grafik des Registrierungs-Funnels ermöglicht es dir, deine Zahlen ins Verhältnis zu setzen, da wir dir auch Informationen darüber aufzeigen, wie viele Teilnehmer aus den Zusagen generiert wurden oder ob du sogenannte "No Shows" hattest. Du erhältst somit wichtige Einblicke wo, warum und wann du potenzielle Teilnehmende verloren hast.

Conversions

(3) Die Conversions-Grafik schlüsselt die Teilnehmenden nach ihrem Status der Konvertierung in Prozenten auf.

Rückmeldungen

(4) Die letzte Grafik des Abschnitts Einladung zeigt dir ein Linien-Diagramm. Auf diesem Diagramm, kannst du erkennen, wann die eingeladenen Kontakte entschieden haben, die Einladung anzunehmen oder abzulehnen. Diese letzte Grafik ist besonders nützlich, wenn du andere Event-Marketing-Maßnahmen messen willst: Korrelieren die Spitzen der angenommenen Einladungen mit deinen gezielten Werbemaßnahmen? Wenn nicht, warum nicht?

Insights Grafiken Einladung

Die eigentliche Magie des ersten Abschnitts liegt jedoch in der Dropdown-Box "Gastkategorie wählen". Diese Funktion ermöglicht es dir, die eben vorgestellten Grafiken in Bezug auf deine Gastkategorien anzeigen zu lassen. Somit bekommst du noch detailliertere Informationen darüber, wie die eingeladenen Kontakte der jeweiligen Kategorien reagiert haben. Wir wollen dir hierüber die Möglichkeit geben, noch Zielgruppen spezifischer zu analysieren, wie die Einladung zu deiner Veranstaltung angenommen wurde.

Insights Einladung Kategorie wählen

Mehr Informationen zu Gastkategorien findest du hier.

Kommunikation

Der zweite Abschnitt bei den Insights, zeigt dir zwei Grafiken, deren Nützlichkeit nicht unterschätzt werden sollte. Beide Grafiken, der Trichter und das Diagramm "Einfluss auf die Zusagen", veranschaulichen die Wirksamkeit deiner E-Mail-Kommunikation. Über das Dropdown-Menü kannst du deine jeweiligen Kommunikationsmittel analysieren, indem du dir die Grafiken in Bezug auf deine jeweiligen E-Mails einzeln anzeigen lassen kannst. Du findest somit heraus, welchen Einfluss welche E-Mail hatte.

Insights Kommunikation

Bei der Nutzung unseres Event Creation Prozess, kannst du verschiedene E-Mails für deine Veranstaltung erstellen, von Early-Bird-Einladungen über Erinnerungsmails bis hin zu Abschlussaufrufen. Indem du die Click through Raten deiner E-Mails verfolgst und sie in der untenstehenden Grafik darstellst, kannst du feststellen, welche E-Mails die größte oder die geringste Wirkung hatten. Diese Grafik wird dir eine gute Hilfe dabei sein, Entscheidungen für deine nächste Veranstaltung zu treffen.

Check-in

Im letzten Abschnitt werden Informationen über die eingecheckten Personen in vier verschiedenen Grafiken angezeigt.

Insights Check-ins
Check-ins Verlauf

(1) In diesem Linien-Diagramm kannst du genau sehen, wann die Teilnehmenden eingecheckt haben. Aus der Information der Check-in Uhrzeit lassen sich gerade für wiederkehrende Veranstaltungen einige Punkte ablesen:

  • kommen die Teilnehmenden pünktlich,
  • sind deine geplanten Einlasszeiten ausreichend oder sollten diese gestaffelt werden,
  • solltest du längere Einlasszeiten anbieten oder reichen sogar kürzere Korridore aus.

Die letzten drei Grafiken beinhalten folgende Informationen:

Check-ins als Kreis-Diagramm

(2) Diese Grafik zeigt dir die Anzahl der Check-ins im Verhältnis zu noch nicht eingecheckten Gästen, basierend auf der Anzahl der Zusagen.

Teilnehmer Quote in Prozent

(3) Diese Grafik zeigt dir, basierend auf der Anzahl der Zusagen, wie viele Teilnehmer teilgenommen haben.

No Show Quote in Prozent

(4) Diese Grafik zeigt dir, basierend auf der Anzahl der Zusagen, wie viele Gäste trotz Zusage nicht teilgenommen haben.

Bei all diesen Zahlen handelt es sich um Informationen, die du sowohl während als auch nach einer Veranstaltung zur Hand haben solltest.

Wie haben wir uns geschlagen?

Der Rückmeldestatus deiner Gäste

Kontakt