Sweap Set Up für Admins
Account einrichten
Leitfaden für Administratoren zum Einrichten deines Accounts
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Veranstaltungs-Tag anlegen und nutzen
Anlegen von Account übergreifenden Gast Feldern
Hinzufügen von Löschregeln um Teilnehmerdaten automatisiert zu löschen
Vorlagen einrichten
Benutzerrechte und Rollen
Berechtigungssets - Die Standard Benutzerrollen in Sweap
Zugriffsrechte und Konfiguration der Standard Berechtigungssets
Nutzerrechte und deren Funktionen in Sweap
Anlegen eines neuen Users
Eigene Benutzerrollen anlegen und die Rechte-Vergabe
Die Sichtbarkeitsgruppen
Event-Ticketing - E-Payment mit Sweap
Event-Ticketing mit Sweap
Stripe Integration für Event-Ticketing
PAYONE Integration für Event-Ticketing
API und Publishing Funktionen
Implementierung der Veranstaltungsübersichtsseite (VAÜ) für das Publishing Package
Implementierung der Veranstaltungsübersichtsseite in den IHK24
Veranstaltungen mittels IHK24 Schnittstelle veröffentlichen
FAQ zur IHK24 Schnittstelle - Veranstaltungen veröffentlichen
Nutze unsere Zapier Integration mit Sweap
Import von Verteilern mit EVA Versand
Import von Verteilern aus EVA Stammdaten (Gruppen/Gremien)
Sweap App und Geräte für den Check-in
Domain und E-Mail-Absenderadressen einrichten
Start mit Sweap - die Grundlagen
Navigation und Dashboard
Grundaufbau der Sweap Übersichtsseite
Das Aktionsfeld und seine wichtigsten Aktionen
Die Kalenderansicht der Veranstaltungen
Das Dashboard zur Veranstaltung
Event-Nachhaltigkeit Widget
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Event-Formate in Sweap
Was sind Event-Serien?
Einzel-Event in Sweap erstellen
Event-Serie in Sweap erstellen
Sessions deiner Event-Serie erstellen
Event Creation Prozess - Smarte Unterstützung von Sweap
Zeitzonen in Sweap nutzen
Veranstaltung duplizieren und als Vorlage nutzen
Die Vorschau beim Erstellen von E-Mails und Webseiten
Verwendung der richtigen Bildgrößen
Texte mit dem HTML Editor erstellen
AI Feature in der Nutzung im HTML Editor
Platzhalter in Sweap verwenden
Dynamische Inhalte mit Liquid erstellen
Überschriften und Texte mit HTML individuell anpassen
Sprecher und Partner - wiederverwendbare Komponenten
Verknüpfung von E-Mails und Webseiten
Impressumspflicht und Datenschutzerklärung
Gast-Links und Tokens: Effiziente Veranstaltungs-Kommunikation
Support und Datenschutz bei Sweap
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Datenschutz und DSGVO bei Sweap
Fragen zu Sicherheit & Datenschutz
Sweap AI - Fragen zu Sicherheit & Datenschutz
Erhöhung der Sicherheit - Einführung von Keycloak
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Eigene Benutzereinstellungen hinterlegen und anpassen
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Multi-Faktor-Authentifizierung mit Sweap
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Letzte Änderung und letzte Rückmeldung von Gästen
Best Practice, Webinare und Updates
Kontakte und Gäste anlegen und verwalten
Gäste anlegen, importieren und exportieren
Manuelle Anlage von Gästen
Importieren von Gastdatensätzen via Excel
Gastdaten bearbeiten
Die Gästeliste exportieren
Kontakte anlegen und verwalten
Kontakte für meine Events verwenden
Kontakte - Tags und Listen manuell erstellen
Kontakte in Sweap erstellen
Begleitpersonen erfassen
Gastfelder- und Segmentierung verwalten
Standardfelder in Sweap
Standardfelder und veranstaltungsbezogene Informationen in der Gästeliste
Gast-Felder anlegen und bearbeiten
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Post-Einladung und QR-Code
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Registrierungsseite anlegen - die Grundlagen
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Registrierungsseite - Webseiten Builder nutzen
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Einstellungen zu den Registrierungsmöglichkeiten im Webseiten Builder
Webseiten Builder in Sweap nutzen - Tutorial
Meta-Daten & SEO für Registrierungsseiten
Registrierungsseite - Webseiten Wizard nutzen
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Inhalte und Module einer Registrierungsseite
Texte, Farben und Design für die Registrierungseite
Einstellungen um die Registrierungsseite zu schließen - Webseiten Wizard
Einstellungen zu den Registrierungsmöglichkeiten im Webseiten Wizard
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Webseiten anpassen mit CSS und Java Script
Header und Footer einer Webseite
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Schriftarten in Webseiten
Registrierungsformular
Registrierungsformular konfigurieren
Registrierungsformular um Checkbox mit URL ergänzen
Formularfelder ein- und ausblenden
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Event-Ticketing
Virtual Event Plattform
Integrationen der Virtual Event Plattform
Veranstaltung überwachen und durchführen
Inhaltsverzeichnis
- Alle Kategorien
- Kontakte und Gäste anlegen und verwalten
- Kontakte anlegen und verwalten
- Kontakte in Sweap erstellen
Kontakte in Sweap erstellen
Updated von Ingo
Nutze die Funktion Kontakte, um schnell und einfach Gäste zu deiner Kontaktdatenbank hinzuzufügen. Auf deine Kontaktdatenbank können du und deine Kolleg*innen wiederkehrend und veranstaltungsübergreifend jederzeit zugreifen.
Deine Kontaktdatenbank kannst du aufbauen, indem du
- Gastdaten direkt per Excel importierst,
- Kontakte manuell erstellst oder
- Gastdaten aus all deinen Events in Kontakte transferierst.
1. Felder definieren und manuell anlegen
Bevor du Kontakte hinzufügst, solltest du festlegen welche Informationen (Felder) und Daten für deine zukünftigen Kontakte erfasst werden sollen. Durch das Anlegen von Feldern definierst du vorab, welche Daten für die Erfassung (manuell als auch per Import) und Verwendung von Kontakten für dich und dein Unternehmen relevant sind und verwendet werden sollen.
Folgende Daten sind in Sweap für Kontakte bereits als Standard Felder hinterlegt:
- Vorname
- Nachname
- E-Mail Adresse
- Externe ID (mögliche Zuordnung von Gästen über externe Schnittstellen)
- Tags
- Listen
Um weitere Felder hinzuzufügen, klick bitte auf den Reiter Felder im Menü Kontakte, um dann per Button "+Feld anlegen" zusätzliche Felder zu erstellen.
In unserem Beispiel-Video möchten wir das Feld "Anrede" und das Feld "Firma" hinzufügen. Beim Feld "Anrede" werden wir mit festen Werten arbeiten (Frau; Herr; Divers).
2. Kontakte manuell oder direkt per Import erstellen
Sind deine Felder definiert und angelegt, kannst du im nächsten Schritt Kontakte hinzufügen.
Manuell
Über den Button "Kontakt anlegen" kann ein Kontakt manuell hinzugefügt werden. Hier können dem neuen Kontakt, bereits bestehende Tags und Listen zugeordnet und Informationen für alle vorhandenen Felder hinterlegt werden.
Per Import
Mehrere Datensätze können per Import eines Excel-Datensatzes hinzugefügt werden. Dazu klickst du auf den Button "Import", wählst deinen Excel Datensatz aus und bestimmst anschließend (je nach Umfang des Datensatzes) welche Felder sowohl importiert, als auch in Sweap zusammengeführt werden sollen.
Sind wie in unserem Beispiel-Video, im ausgewählten Excel-Datensatz die Felder Tag, Listen, Anrede und Firma bereits vorhanden, werden diese von Sweap erkannt und automatisch zugeordnet. Des weiteren erkennt Sweap zusätzliche, noch nicht angelegte Felder (hier: Titel), die du per aktiver Auswahl anhand des Import automatisch erstellen lassen kannst. Wird wie hier der Titel importiert, ist dieses Feld zukünftig für alle weiteren Kontakte nutzbar.
Wie du manuell Tags und Listen hinzufügen kannst, erfährst du hier.
3. Gäste aus einer Veranstaltung zu Kontakten hinzufügen
Du kannst aus jedem Event - in dem dir Gastdaten vorliegen - Gäste zu Kontakten hinzufügen.
In unserem Beispiel-Video möchten wir 2 Gäste, die der Kategorie VIP zugeordnet sind, zu Kontakten hinzufügen. Zuerst markieren wir die gewünschten Gäste und können dann über den Aktions-Button die Funktion "Zu Kontakten exportieren" die ausgewählten Gäste in Kontakte transferieren. Auch hier können - wie beim Kontakt Import - bekannte Feldinformationen zugeordnet und unbekannte Felder (hier: eigene Briefanrede) bei Bedarf automatisch hinzugefügt werden. Bestehende Gäste müssen abschließend immer mindestens einem Tag oder einer Liste zugeordnet werden. Ist der Tag oder Liste (hier: VIP) nicht vorhanden, kann sie während des Imports einfach angelegt und anschließend ausgewählt werden.
Sind diese Gäste zu deinen Kontakten hinzugefügt, kannst auf diese für alle Folgeveranstaltungen zurückgreifen. Gerade für wiederkehrende Veranstaltungen oder auch Veranstaltungen bei denen du regelmäßig dieselben Gäste kontaktieren möchtest, ist diese Funktion sehr hilfreich.
Wie du bereits vorhandene Kontakte für deine Veranstaltung(en) auswählst, erfährst du im Artikel Kontakte für meine Events verwenden.