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Kontakte in Sweap erstellen

Ingo Updated von Ingo

Nutze die Funktion Kontakte, um schnell und einfach Gäste zu deiner Kontaktdatenbank hinzuzufügen. Auf deine Kontaktdatenbank können du und deine Kolleg*innen wiederkehrend und veranstaltungsübergreifend jederzeit zugreifen.

Deine Kontaktdatenbank kannst du aufbauen, indem du

  • Gastdaten direkt per Excel importierst,
  • Kontakte manuell erstellst oder
  • Gastdaten aus all deinen Events in Kontakte transferierst.

1. Felder definieren und manuell anlegen

Bevor du Kontakte hinzufügst, solltest du festlegen welche Informationen (Felder) und Daten für deine zukünftigen Kontakte erfasst werden sollen. Durch das Anlegen von Feldern definierst du vorab, welche Daten für die Erfassung (manuell als auch per Import) und Verwendung von Kontakten für dich und dein Unternehmen relevant sind und verwendet werden sollen.

Folgende Daten sind in Sweap für Kontakte bereits als Standard Felder hinterlegt:

  • Vorname
  • Nachname
  • E-Mail Adresse
  • Externe ID (mögliche Zuordnung von Gästen über externe Schnittstellen)
  • Tags
  • Listen

Um weitere Felder hinzuzufügen, klick bitte auf den Reiter Felder im Menü Kontakte, um dann per Button "+Feld anlegen" zusätzliche Felder zu erstellen.

In unserem Beispiel-Video möchten wir das Feld "Anrede" und das Feld "Firma" hinzufügen. Beim Feld "Anrede" werden wir mit festen Werten arbeiten (Frau; Herr; Divers).

2. Kontakte manuell oder direkt per Import erstellen

Sind deine Felder definiert und angelegt, kannst du im nächsten Schritt Kontakte hinzufügen.

Manuell

Über den Button "Kontakt anlegen" kann ein Kontakt manuell hinzugefügt werden. Hier können dem neuen Kontakt, bereits bestehende Tags und Listen zugeordnet und Informationen für alle vorhandenen Felder hinterlegt werden.

Per Import

Mehrere Datensätze können per Import eines Excel-Datensatzes hinzugefügt werden. Dazu klickst du auf den Button "Import", wählst deinen Excel Datensatz aus und bestimmst anschließend (je nach Umfang des Datensatzes) welche Felder sowohl importiert, als auch in Sweap zusammengeführt werden sollen.

Sind wie in unserem Beispiel-Video, im ausgewählten Excel-Datensatz die Felder Tag, Listen, Anrede und Firma bereits vorhanden, werden diese von Sweap erkannt und automatisch zugeordnet. Des weiteren erkennt Sweap zusätzliche, noch nicht angelegte Felder (hier: Titel), die du per aktiver Auswahl anhand des Import automatisch erstellen lassen kannst. Wird wie hier der Titel importiert, ist dieses Feld zukünftig für alle weiteren Kontakte nutzbar.

Wie du manuell Tags und Listen hinzufügen kannst, erfährst du hier.

3. Gäste aus einer Veranstaltung zu Kontakten hinzufügen

Du kannst aus jedem Event - in dem dir Gastdaten vorliegen - Gäste zu Kontakten hinzufügen.

Hinweis: Die ausgewählten Gäste werden in Kontakte ausschließlich dupliziert und sind in deiner Veranstaltung weiterhin existent.

In unserem Beispiel-Video möchten wir 2 Gäste, die der Kategorie VIP zugeordnet sind, zu Kontakten hinzufügen. Zuerst markieren wir die gewünschten Gäste und können dann über den Aktions-Button die Funktion "Zu Kontakten exportieren" die ausgewählten Gäste in Kontakte transferieren. Auch hier können - wie beim Kontakt Import - bekannte Feldinformationen zugeordnet und unbekannte Felder (hier: eigene Briefanrede) bei Bedarf automatisch hinzugefügt werden. Bestehende Gäste müssen abschließend immer mindestens einem Tag oder einer Liste zugeordnet werden. Ist der Tag oder Liste (hier: VIP) nicht vorhanden, kann sie während des Imports einfach angelegt und anschließend ausgewählt werden.

Sind diese Gäste zu deinen Kontakten hinzugefügt, kannst auf diese für alle Folgeveranstaltungen zurückgreifen. Gerade für wiederkehrende Veranstaltungen oder auch Veranstaltungen bei denen du regelmäßig dieselben Gäste kontaktieren möchtest, ist diese Funktion sehr hilfreich.

Wie du bereits vorhandene Kontakte für deine Veranstaltung(en) auswählst, erfährst du im Artikel Kontakte für meine Events verwenden.

TIPP: Nach erfolgter Erstellung oder Zuordnung von Kontakten, kannst du über die Spalte "Angelegt via" sowohl im Bereich Kontakte als auch in deinen Gästelisten nachvollziehen, aus welcher "Daten-Quelle" die Datensätze stammen.

Wie haben wir uns geschlagen?

Kontakte - Tags und Listen manuell erstellen

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