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Die eigene Briefanrede in der Anrede nutzen

Julia Walther Updated von Julia Walther

Hierbei handelt es sich um eine Sonderform der Anrede bestimmter Gäste. Sie kann als Information genutzt werden, um eine spezielle Anredeform für bestimmte Gäste zu nutzen, die von den "Standard Anrederegeln" abweicht. 

Was ist die eigene Briefanrede?

Das Attribut "Eigene Briefanrede" wird mit einer frei gewählten Form der Anrede für bestimmte Gäste angelegt. Dabei kannst du entscheiden, wann diese Regeln greifen, indem du "enthält", "enthält nicht", "entspricht", "beginnt mit" oder "endet mit" auswählst. So kannst du anhand der im Gast hinterlegten Attribute eine automatische Anrede generieren wenn z.B. Begriffe wie Kanzlerin oder Minister hinterlegt sind, würde die Anrede dann Sehr geehrte Kanzlerin lauten.

Diese Anrede ist dann innerhalb des Attributes "Eigene Briefanrede" hinterlegt.

Wenn für dieses Attribut keine Gastinformationen vorliegen, das Attribut also leer bleibt, werden die regulären Anrederegeln nach und nach überprüft und verwendet.

WARNUNG: Sollte dieses Attribut bei deinen Gästen ausgefüllt werden, wird in der Standardkonfiguration der Anrede, die komplette Information als Anredeform verwendet. Alle anderen Anrederegeln werden dann weder überprüft noch verwendet. 

Verwendung der "Eigenen Briefanrede"

Die eigene Briefanrede zu benutzen bietet sich für eine kleine Gruppe von Gästen an. Zum Beispiel, wenn zu einer Veranstaltung Personen mit besonderen Titel, wie Grafen, hohe Politiker oder andere wichtige Personen eingeladen werden sollen, kannst du diese Gäste mithilfe der eigenen Briefanrede individuell ansprechen. Für diese Gäste kannst du für jede Einzelperson eine eigene Anrede erstellen.

Es gibt auch die Möglichkeit die eigene Briefanrede in bestimmten Fällen greifen zu lassen, die auf all deine Gäste gelten:

  • enthält
  • enthält nicht
  • entspricht
  • beginnt mit
  • endet mit

Beispiele für die Anwendung

enthält

Du möchtest alle Gäste, die Mitarbeiter einer bestimmten Firma sind auf eine bestimmte Art ansprechen. Also wähle "enthält" und schreibe den Namen der Firma in das Feld daneben.

enthält nicht

Hiermit kann eingestellt werden, dass die eigene Briefanrede genutzt wird, falls weder "Herr" noch "Frau" in dem Anredefeld angewählt wurde.

entspricht

Jeder Gast, bei dem als Titel "Graf" hinterlegt ist, wird mit deiner eigenen Anrede angesprochen.

beginnt mit / endet mit

Diese Regel kann für Sonderfällen verwendet werden. 

Die "Eigenen Briefanrede" hat erste Priorität. Das bedeutet, Sweap überprüft für jeden Gast zuerst, ob die Kriterien für die Verwendung der "Eigenen Briefanrede" erfüllt sind. Nur, wenn diese Kriterien nicht erfüllt werden, greifen die anderen hinterlegten Anrederegeln der Reihe nach.
Die Priorität, nach der das System vorgeht, kannst du auch durch ein einfaches Drag und Drop anpassen.

Konfiguration der "Eigenen Briefanrede"

Achte darauf, beim Erstellen einer eigenen Briefanrede auch an die Satzzeichen zu denken.

Beispiel

Wir planen eine Veranstaltung, bei der mit einem Prinzen namens Anton Enel Prinz von Berlin gerechnet wird. Nur für diesen Gast möchten wir eine "Eigene Briefanrede" verwenden. Bei allen anderen geladenen Gästen bleibt das Attribut somit leer. 

Für eine Änderung der eigenen Briefanrede gehen wir auf Gäste und Attribute.

Nun wird auch die eigene Briefanrede innerhalb der Liste aller Attribute angezeigt:

Zum Ändern klicken wir einfach auf "Eigene Briefanrede" oder auf das Stift-Symbol. Es öffnet sich folgendes Fenster:

Nun kannst du

  • den Namen des Attributes ändern
  • den Typ fest legen (beispielsweise Text oder Zahl)
  • die Sichtbarkeit in der App einstellen
  • vorgegebene Werte des Attributes hinterlegen / definieren 

Für unsere Beispielveranstaltung wissen wir, dass ein Prinz eingeladen ist. Deshalb lassen wir das Attribut als Textfeld und gehen in die Gastübersicht der Person.

In der Gastübersicht geben wir im Feld "Eigene Briefanrede" die gesamte Anrede Titeln, Namen und Satzzeichen ein:

Eigene Briefanrede und Import aus einer Excel-Tabelle

Das Ausfüllen der eigenen Briefanrede und die Import-Funktion von Sweap lassen sich miteinander verbinden. Füge dafür einfach eine Spalte "Eigene Briefanrede" in deine Excel-Tabelle ein, die beim Import automatisch vom System erkannt und als Briefanrede übernommen wird.

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