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Sweap Gästelisten App

Julia Walther Updated von Julia Walther

Mit der Sweap App ist eine schnelle Akkreditierung deiner Gäste, direkt vor Ort, bei der Veranstaltung möglich.

HINWEIS: Anpassungen im Design (Corporate Identity) als auch für verschiedenste Funktionen kannst Du direkt im Menü "Account Einstellungen ---> App Konfiguration" in deinem Web Account vornehmen. Mehr dazu erfährst Du hier.
Bitte beachte, das dir diese Funktionen als auch der Namensschilder-Druck erst aber einer Bezahlversion zur Verfügung stehen.
In der Free-Lizenz sind diese nicht enthalten.

Installation

Die App ist nur auf iOS-Geräten verfügbar, bei Bedarf können über Sweap die erforderlichen Geräte für deine Veranstaltungen ausgeliehen werden. Auf den Leihgeräten ist die Sweap-App bereits vorinstalliert und auf dem neuesten Stand.

Alternativ kannst Du die App auf Deine eigenen iOS-Geräte kostenlos installieren. Du findest die Sweap Gästeliste App im Apple App Store oder über den Downloadlink, den Du von uns erhalten hast. Bei Problemen wende dich gerne an den Sweap Support unter support@sweap.io.

Log-In

Für den Log-In benötigt die App eine funktionierende Internetverbindung. Danach kann auch im Offline-Modus gearbeitet werden. Mit Ausnahme der

Synchronisation stehen dabei alle Funktionen auch offline zur Verfügung. 

Event Suche

Nach dem Log-In werden alle deine bereits bestehenden Veranstaltungen geladen. Über die Suchfunktion kannst Du per Schlagwort deine Veranstaltungen filtern oder gezielt nach einer Veranstaltung suchen. Ohne Nutzung der Suche werden alle Veranstaltungen in chronologischer Reihenfolge aufgezeigt. "Abgelaufene" Veranstaltungen werden grau dargestellt. 

Hast Du eine Veranstaltung ausgewählt, öffnet sich eine Übersicht die die wichtigsten Informationen deiner Veranstaltung enthält. Die Ansicht und das Anzeigen von einzelnen Attributen in der App kann über die CMS-Seite eingestellt werden.

Das Suchfeld (1)

Das Suchfeld kann für das Filtern eines bestimmten Gastes (Vor- und/oder Nachname), einer Firma oder Stichwörter genutzt werden.

Liste aller Gäste (2)

Die Liste aller Gäste, mit der nach Kategorien gefiltert werden kann, wenn Du deine Gäste in Kategorien unterteilt hast. Die farbliche Unterscheidung dieser Kategorien wird Dir wie in der CMS-Übersicht in der App angezeigt.

Folgende Filterfunktionen stehen zur Verfügung:

Alle / Ausstehend / Anwesend / Gegangen (wenn ausgecheckt)

Des weiteren kann der Filter "nur zugesagte Gäste" aktiviert werden. Bei Aktivierung dieses Filter wird automatisch die Live-Auswertung angepasst.

In der App-Übersicht wird am oberen Bildschirmrand die Navigationsbar angezeigt.

Live-Auswertung (3)

Diese ermöglicht es, sich eine Live-Auswertung der Veranstaltung anzeigen zu lassen oder diese auszublenden. Du kannst hier alle an- und abwesenden Gäste einsehen.

Rückgängig Button (4)

Die Navigationsbar enthält einen 'Rückgängig Button' . So kannst Du zum Beispiel einen falschen Check-In widerrufen.

HINWEIS: Es ist maximal zwei Minuten möglich Check-Ins zu widerrufen.
Refresh-Button (5)

Mithilfe des Refresh-Buttons aktualisierst Du die Daten Deiner Veranstaltung.

Einen neuen Gast anlegen (6)

Wenn Du während einer Veranstaltung noch einen neuen Gast hinzufügen möchten.

Ticketscanner (7)

Du kannst für den Check-In den Ticketscanner zum Scannen des QR-Codes nutzen oder alternativ manuell einen Gast ohne Scanner einchecken.

Den QR-Ticketscanner findest Du auf der rechten Seite des Bildschirmes in der Veranstaltungsübersicht. 

In unserem Beispiel ist der QR-Code-Scanner deaktiviert. Durch Klicken auf die Buttons 'Frontseite' oder 'Rückseite' aktivierst Du entweder die Vorder- oder die Rückkamera und kannst so das Gastticket scannen und den Gast einchecken.

ACHTUNG: Momentan können nur von Sweap erstellte QR-Codes vom System eingescannt werden.

Alternativ kann auch ein manueller Check-In durchgeführt werden. Dies funktioniert über die Gastinformationen eines jeden Gastes in der App.

Bearbeiten der Gast-Kategorien

Über das Listen-Symbols (neben dem Refresh-Button) kannst Du Kategorien bearbeiten und hinzufügen. Es öffnet sich eine Übersicht über alle bereits angelegten Kategorien, die Du nun bearbeiten kannst. Zudem hast Du hierüber auch die Option, neue Kategorien mithilfe des 'Plus-Symbols' anzulegen.

Bei dem Anlegen einer neuen Kategorie sollten ein eindeutiger Name und zur visuellen Differenzierung auch eine Farbe zugeordnet werden. Mit 'Kategorie hinzufügen', wird diese Kategorie für die ausgewählte Veranstaltung angelegt und Dir mit der gewählten Farbe in der Übersicht der App angezeigt.

Die Gastinformationen

Durch das Auswählen eines Gastes, werden Dir auf der rechten Seite der App, dessen wichtigste Informationen angezeigt.

Hier siehst Du beispielsweise den Status des Gastes und ob dieser bereits eingecheckt ist. Des weiteren kann hierüber ein manuelle Check-In als auch ein manueller Check-Out durchgeführt und bereits bestehende Gastinformationen geändert werden.

HINWEIS: Über den manuellen Check-In ist es möglich mehrere Personen auf einen Gast einzuchecken, falls Du Gast in Begleitung kommt. So kannst Du mehr Begleitpersonen als ursprünglich für diesen Gast angegeben, einchecken. Falls Du versehentlich einen falschen Check-In durchgeführt hast kannst du diesen mithilfe des bereits genannten 'Rückgängig-Buttons' (4) in der Navigationsbar innerhalb von zwei Minuten widerrufen. 

Mithilfe des Buttons 'Dialog schließen' kehrst du in die Übersicht der Veranstaltung zurück. 

Gastinformationen bearbeiten

Mithilfe des Gast Dialogs kannst Du deine Gäste auch auf der Veranstaltung jederzeit bearbeiten. Klicke hierfür in den Gastinformationen auf das Bearbeiten Symbol. Dieses findest Du rechts neben dem Namen des Gastes.

Anschließend öffnet sich der Gast Dialog und Du kannst jedes Attribut sowie die Kategorien bearbeiten. Klicke auf Sichern, um die Daten zu speichern. Diese werden bei Online Verfügbarkeit auch sofort in das backend übertragen.

Bild MATE App - Gast-Dialog

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