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Verschieben und Absagen von Veranstaltungen

Julia Walther Updated von Julia Walther

Es kann vorkommen, dass du deine Veranstaltung verschieben oder absagen musst - dies kann ganz unterschiedliche Gründe haben.

In diesem Artikel zeigen wir dir, was du beachten solltest, insofern du mal eine Veranstaltung verschieben oder absagen musst.

1. Veranstaltung verschieben

1.1 Datum der Veranstaltung ändern

Wenn deine Veranstaltung mit einer öffentlichen Registrierungsseite versehen ist, beginne zunächst damit, das Datum der Veranstaltung zu ändern.

Rufe dazu die Einstellungen deiner Veranstaltung auf und hinterlege ein neues Startdatum und ein neues Enddatum.

Denk auch daran Inhalte deiner Registrierungsseite(n) / Virtual Event Platform insofern notwendig abzuändern.

Event Einstellungen

 

1.2 Informiere deine Gäste

Um ein neues Datum für deine Veranstaltung zu kommunizieren, senden deinen Gästen eine E-Mail mit den neuen Informationen.

Bei Gästen die bereits zugesagt haben, eignet sich hierfür am besten eine E-Mail des Typen "Erinnerung für Teilnehmende". Gäste die noch nicht zu der Veranstaltung zugesagt haben, solltest du über den E-Mail Typ "Einladungserinnerung" kontaktieren. Mit der richtigen Auswahl des E-Mail Typen vermeidest du die Status deiner Gäste fälschlicher Weise zu verändern.

Mehr zu den E-Mail Typen und den damit zusammenhängenden Status findest du hier.

Hilfreich kann es sein, dass du dir das neue Datum der Veranstaltung von deinen Gästen bestätigen lässt oder sie darum bittest, falls der neue Termin nicht passt, abzusagen.

Im besten Fall sendest du also eine E-Mail raus, über die deine Gäste die Möglichkeit haben, via Zusage- bzw. Absage-Button eine Rückmeldung zu geben - du kannst hierbei auch mit unseren Platzhaltern arbeiten.

Wenn du vermeiden möchtest, dass deine Gäste ihre Daten auf der Registrierungsseite erneut hinterlegen / ausfüllen müssen, kannst du die Funktion "Direkte Zusage" und "Direkte Absage" in deiner Einladung aktivieren.

Lies auch gern unsere weiteren Infos zum Thema E-Mails versenden.

2. Veranstaltung absagen

Wenn du deine Veranstaltung absagen musst, informiere neben deinen Gästen auch alle Dienstleister und weitere Involvierte.

Um weitere Anmeldungen zu deiner Veranstaltung zu vermeiden, schließe die Registrierung. Nur so kannst du verhindern, dass sich weitere Gäste für deine Veranstaltung anmelden.

Um die Registrierung zu schließen, rufe den Bearbeitungsmodus deiner Registrierungsseite auf und rufe dort den Bereich Einstellungen auf.

Hinterlege das aktuelle Datum und eine Uhrzeit oder ein Datum aus der Vergangenheit - deine Registrierungsseite ist damit geschlossen.

Deine Registrierungsseite lässt sich weiterhin aufrufen - solltest du folglich noch ausstehende Reaktionen von Gästen haben, die du per E-Mail eingeladen hast, informiere diese potenziellen Gäste über den aktuellen Status.

Du kannst den Text der bei einer geschlossenen Registrierungsseite angezeigt wird über die Einstellungen der Registrierungsseite abändern, sodass du potenzielle Gäste über diese Funktion informieren kannst.

Solltest du bereits eine neue Veranstaltung angesetzt haben, könntest du auch über die Information zur geschlossenen Registrierungsseite einen Verweis auf die neue Registrierungsseite machen.

Lies auch gern unseren weiteren Infos zum Thema Registrierungsseite schließen.

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