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Verschieben und Absagen von Veranstaltungen

Julia Walther Updated von Julia Walther

1.Besteht die Möglichkeit das Event zu verschieben? 

Häufig werden Veranstaltungen aufgrund von zu niedriger Anmeldezahlen oder aktueller äußerer Umstände abgesagt. Bevor Du deine Veranstaltung wirklich absagen, solltestt Du dir jedoch überlegen ob nicht die Möglichkeit besteht, diese zu verschieben.

Um eine Veranstaltung innerhalb von Sweap zu verschiebensolltest Du folgende Dinge beachten:

1.1. Zukünftige Gäste informieren 

Wenn sich Ihre Gäste über eine öffentliche Registrierung Seite anmelden können, solltest Du zunächst das Datum der Veranstaltung ändern. 

Dazu einfach in Ihrem Account unter Veranstaltungen > Listenansicht das Bearbeitungssymbol neben der zu bearbeitenden Veranstaltung auswählen.

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Hier kannst Du dann den Zeitraum der Veranstaltung verändern. 

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1.2. Bereits angemeldete Gäste informieren  

Um bereits angemeldete Gäste zu informieren, ist es am einfachsten eine Einladungsemail an diese zu versenden. Hier solltest Du deine Gäste darum bitten, das neue Datum der Veranstaltung zu bestätigen oder abzusagen.  

Dazu einfach unter dem Menüpunkt Kommunikation eine E-Mail anlegen und den E-Mail-Typ Einladung auswählen. 

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Jetzt haben die Gäste die Möglichkeit, nach Erhalt der E-Mail den Zusagebzw. Abmelde-Button zu verwenden, ohne nochmals Ihre Daten auf der Registrierungsseite ausfüllen zu müssen. Dazu einfach die Direkte Zu- und Absage aus der E-Mail heraus freischalten. 

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Um nun den bereits zugesagten Gästen eine E-Mail zu schicken zu können, einfach nach Zusagen innerhalb des Gäste Moduls der Veranstaltung filtern, alle auswählen und unter Aktion den E-Mail-Assistenten öffnen. Hier wählst Du dann die gewünschte E-Mail aus und können diese direkt an die ausgewählten Gäste verschicken.

Zum besseren Verständnis findest Du hier ein Video:

2. Veranstaltung absagen 

Wenn Du deine Veranstaltung tatsächlich absagen wollen, müsst Du neben deinen Gästen auch alle Dienstleister und weitere Involvierte informieren. 

Um weitere Anmeldungen zu vermeiden, solltest Du die Registrierung schließen und in der Anmeldeseite eine Nachricht platzieren, dass die Anmeldung geschlossen ist. 

Um die Anmeldung zu schließen einfach in der Veranstaltungswebseite unter Registrierungseinstellung das Datum in die Vergangenheit stellen.  

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Um dann noch eine Nachricht auf der Webseite für Ihre Gäste oder interessierten zu platzieren, unter Texte, Buttons für Registrierung unter „Meldung bei geschlossener Registrierung“ kannst Du den Text einfügen.

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