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Verschieben und Absagen von Veranstaltungen

Julia Walther Updated von Julia Walther

In diesem Artikel zeigen wir dir, was du beachten solltest, insofern du mal eine Veranstaltung verschieben oder absagen musst.

Es kann vorkommen, dass du deine Veranstaltung verschieben oder absagen musst - dies kann ganz unterschiedliche Gründe haben.

Bevor du eine Veranstaltung absagst, solltest du dir jedoch die Frage stellen, ob das Verschieben der Veranstaltung möglich ist.

Um eine Veranstaltung, die du mit Sweap durchführen möchtest zu verschieben, beachte bitte folgende Dinge:

1. Veranstaltung verschieben

1.1 Datum der Veranstaltung ändern

Wenn deine Veranstaltung mit einer öffentlichen Registrierungsseite versehen ist, beginne damit zunächst das Datum der Veranstaltung zu ändern.

Rufe dazu die Einstellungen deiner Veranstaltung auf und hinterlege ein neues Startdatum und ein neues Enddatum.

Denk auch daran Inhalte deiner Registrierungsseite(n) / Virtual Event Platform insofern notwendig abzuändern.

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1.2 Informiere deine Gäste

Insofern deine Gäste sich über eine offene Registrierungsseite zu deiner Veranstaltung anmelden und du folglich neue Gastdatensätze erfasst, wissen diese Gäste nicht, dass dein Event verschoben wurde.

Gäste die du via E-Mail zu deiner Veranstaltung eingeladen hast oder die sich bereits vor der Verschiebung deiner Veranstaltung für deine Veranstaltungs registriert haben, solltest du nun über das neue Datum informieren.

Um bereits angemeldete Gäste zu informieren, kannst du eine weitere Einladungs-E-Mail an deine Gäste versenden - du kannst ebenso eine E-Mail des Typs Einladungs-Erinnerung oder Erinnerung an Teilnahme.

Wichtig ist, dass der Inhalt stimmt.

Hilfreich kann es auch sein, dass du dir das neue Datum der Veranstaltung von deinen Gästen bestätigen lässt oder sie darum bittest, falls der neue Termin nicht passt, abzusagen.

Im besten Fall sendest du also eine E-Mail raus, über die deine Gäste die Möglichkeit haben, via Zusage- bzw. Absage-Button eine Rückmeldung zu geben - du kannst hierbei auch mit unseren Platzhaltern arbeiten.

Wenn du vermeiden möchtest, dass deine Gäste ihre Daten auf der Registrierungsseite erneut hinterlegen / ausfüllen müssen, kannst du die Funktion "Direkte Zusage" und "Direkte Absage" in deiner Einladung aktivieren.

Weitere Hilfe zum Thema E-Mails versenden.

2. Veranstaltung absagen

Wenn du deine Veranstaltung tatsächlich absagen musst, informiere neben deinen Gästen auch alle Dienstleister und weitere Involvierte.

Um weitere Anmeldungen zu deiner Veranstaltung zu vermeiden, schließe die Registrierung. Nur so kannst du verhindern, dass sich weitere Gäste für deine Veranstaltung anmelden.

Um die Registrierung zu schließen, rufe den Bearbeitungsmodus deiner Registrierungsseite auf und rufe dort den Bereich Einstellungen auf.

Du kannst nun ganz einfach das aktuelle Datum und eine Uhrzeit hinterlegen (aktuell oder Datum/Uhrzeit aus der Vergangenheit) um deine Registrierungsseite zu schließen.

Deine Registrierungsseite lässt sich nun weiterhin aufrufen - solltest du folglich noch ausstehende Reaktionen von Gästen haben, die du per E-Mail eingeladen hast, informiere diese potenziellen Gäste über den aktuellen Status.

Du kannst den Text der bei einer geschlossenen Registrierungsseite angezeigt wird über die Einstellungen der Registrierungsseite abändern, sodass du potenzielle Gäste über diese Funktion informieren kannst.

Solltest du bereits eine neue Veranstaltung angesetzt haben, könntest du auch über die Information zur geschlossenen Registrierungsseite einen Verweis auf die neue Registrierungsseite machen.

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