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Gastfelder anlegen und bearbeiten

Ingo Updated von Ingo

Im folgenden Artikel wird dir gezeigt, wie du innerhalb einer Veranstaltung neue Attribute anlegen und bearbeiten kannst. Des Weiteren erfährst du, wie du beim Import von Gastinformationen aus einer Excel-Datei Attribut-Werte anpasst.

Was ist ein Feld?

Vorname = Feld = Attribut

Max = Wert in dem Feld oder des Attributs

Sweap unterscheidet dabei zwischen:

  • festgelegten Stammattributen
    Gast-Attribute, die automatisch für jede Veranstaltung von Sweap erstellt werden.
  • frei bestimmbaren Attributen
    Gast-Attribute, die manuell oder automatisch per Gästelisten-Import hinzugefügt werden können.

1. Erzeugen von Attributen

Es gibt drei verschiedene Wege ein Attribute anzulegen:

  • durch das Importieren von Gästeinformationen aus einer Excel-Tabelle. Hierbei erkennt Sweap automatisch einzelne, noch nicht vorhandene Informationen aus Excel und überträgt diese auf Nachfrage in das CMS. Weitere Erläuterungen zum Import von Gastinformationen findest du hier.
  • manuell in deiner Veranstaltung unter Einstellungen über den Button Attribut anlegen.
  • im E-Mail Builder beim Bearbeiten des Registrierungsformulars.

1.1 Ein Attribut manuell anlegen

Um ein neues Attribut manuell für eine Veranstaltung zu erzeugen, navigiere innerhalb einer Veranstaltung zu Gäste > Attribute und klicke oben rechts auf Attribut anlegen.

Nun kannst du alle relevanten Informationen des neuen Attributes festlegen:

Vergib zuerst den Namen des Attributs (dabei handelt es sich um ein Pflichtfeld) und lege den Attribut-Typ fest. Du kannst das Attribut einer Gruppe zu ordnen, damit es bei der Gast-Bearbeitung neben anderen Attributen der Gruppe aufgelistet wird. Jetzt kannst du noch entscheiden, ob das Attribut für den Gast und/ oder die Begleitperson abgefragt werden soll und ob dieses später in der Check-In App sichtbar sein soll. 

Folgende Attribut-Typen sind verfügbar:

  • Text
  • Zahl
  • Ja/Nein Wert
  • Datum
  • Uhrzeit

1.2. Attributwerte hinzufügen

Als Nächstes kannst du vorgegebene Werte festlegen, die mit dem Attribut verknüpft sind. Die einzelnen Werte können später bei der Registrierung direkt vom Gast ausgewählt werden.

Das Attribut "Essenswünsche" soll hier als Beispiel dienen. Wir möchten drei Auswahlmöglichkeiten zur Verfügung stellen und legen deshalb die Werte "Fleisch", "Vegetarisch" sowie "Vegan" an. Werte kannst du einfach eintippen und mit der Enter-Taste bestätigen.

 

1.2.1 Mehrere Werte einem Attribut gleichzeitig zuordnen

Es gibt einen nützlichen Befehl, mit dessen Hilfe du nicht jeden einzelnen Attributwert manuell eingeben musst, sondern mehrere vorgegebene Werte auf einmal hinzuzufügen kannst.

Erstelle dafür eine Liste von Werten, welche dem Attribut zugeordnet werden sollen und trenne die einzelnen Einträge der Liste mit diesem Symbol ||.

TIPP: Um nicht für jeden Attributwert das Symbol erneut einfügen zu müssen, kannst du in einer Excel Tabelle das Symbol einfach vervielfachen. Den Inhalt markierst du dann und kopierst ihn in den Bereich "vorgegebene Werte" des neu anzulegenden Attributs.

Beispiel: Du möchtest ein neues Attribut "Land" anlegen und folgende Länder als vorgegebene Werte festlegen: Deutschland, Spanien und England. Füge dafür einfach die Liste mit dem gerade beschriebenen Symbol wie folgt ein: Deutschland ||Spanien ||England und drücke Enter.

Das System übernimmt automatisch die einzelnen Werte und trennt diese aufgrund des Symbols ||

Durch Klicken auf "Anlegen" speicherst du das Attribut und es kann innerhalb deiner Veranstaltung genutzt werden.

2. Attribute bearbeiten

Du kannst mithilfe folgender Funktionen Attribute bearbeiten:

  • Aktionen: Mit einem Klick auf das Attribut oder das Stift-Symbol kannst du Attribute bearbeiten, mit dem Papierkorb kannst du sie löschen
  • Sortierung: Du kannst deine Attribute ganz einfach per drag & drop sortieren. Mit gedrückt gehaltener Maustaste kannst du deine Attribute so in deine gewünschte Reihenfolge bringen
Für jede Veranstaltung kannst du eine individuelle Sortierung von Attributen erstellen.

2.1 Das individuelle Bearbeiten eines Attributs

Wenn du ein Attribut bearbeiten möchtest, klicke einfach auf das entsprechende Attribut in der Übersicht. Es öffnet sich eine Maske mit allen Informationen zu dem Attribut, welche du nun manuell anpassen und abschließend speichern kannst.

2.2 Begrenzung für Attributwerte festlegen

In Sweap kannst du eine Begrenzung für Werte zu hinterlegen. Die Begrenzung kann sowohl für alle Werte gleich groß sein oder individuell für jeden Wert festgelegt werden.

Hast du z.B. bei einer Menüauswahl für alle angebotenen Menüs maximal 50 pro Auswahl zur Verfügung, kannst du 50 als allgemeine Begrenzung eintragen. Gibt es von dem veganen Gericht abweichend aber nur 30 zur Verfügung, kannst du in diesem Wert individuell die Begrenzung von 30 hinterlegen.

Für beide Varianten gilt, ist die Maximalanzahl erreicht, wird der Wert deaktiviert (ausgegraut) und der Gast kann diesen "Wert" in der Abfrage im Registrierungsformular nicht mehr auswählen.

Hinzufügen der allgemeinen Begrenzung

Sobald du einen Wert hinzugefügt hast, erscheint die Option "Begrenzung für alle vorgegebenen Werte". Hier kann jetzt direkt die Zahl eingeben werden, oder eine Zahl per "-" oder "+" bestimmt werden.

Hinzufügen einer individuellen Begrenzung für ein oder mehrere Werte

Den Wert per Doppelklick anwählen. Ein neues Pop-Up Fenster öffnet sich. Hier kannst du direkt die Zahl eingeben, oder eine Zahl per "-" oder "+" bestimmen. Speichere deine Änderung und wiederhole den Prozess bei Bedarf mit anderen Werten.

Wird keine individuelle Begrenzung eingetragen, greift die allgemeine Begrenzung (falls vorhanden).

2.3 Attribute gruppieren

Wie beim Anlegen eines Attributs erläutert, kannst du Attribute einer Gruppe zuordnen. Diese Funktion dient dazu, die Übersichtlichkeit zu erhöhen: Attribute einer Gruppe werden im Gast-Bearbeiten-Dialog automatisch gruppiert dargestellt. Attribute ohne Gruppennamen werden zuerst angezeigt.

Um eine neue Gruppe anzulegen, trage einfach den gewünschten Gruppennamen ein. Alternativ kannst du auch aus der Drop-Down-Liste eine bestehende Gruppe auswählen.

2.4 Attribute ein- und ausblenden

Mit Hilfe dieser Funktion, kannst du die Attribute für die Einzelgastansicht ein- und ausblenden.

  • Vorgehensweise bei Stammattributen
    Wähle im Menübereich Attribute den oberen Button "Stamm-Attribute". Es öffnet sich ein neues Fenster in denen alle Stamm-Attribute gezeigt werden. Hier kannst du per Häckchen entscheiden, ob das jeweilige Attribut für den Gast und/oder die Begleitperson angezeigt werden soll.
  • Vorgehensweise bei zusätzlichen Attributen
    Hier findest du die Häkchen zur Ein-und Ausblendung im Fenster "Attribut ändern". Das Fenster öffnet sich, wenn du auf das Attribut klickst oder es über das Stiftsymbol anwählst.

2.5 Löschen von Attributen

Du kannst mehrere Attribute gebündelt markieren und über das Aktionsfeld gleichzeitig löschen:

Sobald Gastattribute wie zum Beispiel die Anrede oder der Titel im Anreden-Generator innerhalb von E-Mails, der Webseite oder auch der Druckerkonfiguration für den Druck von Etiketten verwendet werden, können diese nicht mehr gelöscht werden. Es erscheint eine Fehlermeldung:

3. Attribute Account-übergreifend anlegen

Attribute können auch Account-übergreifend angelegt werden und sind dann für alle Veranstaltungen verfügbar.

Weiterführende Informationen für die administrative Einrichtung findest du unter Punk 7 hier.

4. Die Handhabung von Attributen und Attribut-Werten beim Import von Gastdaten aus einer Excel-Datei

Sweap bietet dir eine vereinfachte Handhabung von abweichenden vorgegebenen Attribut-Werten beim Import von Gastinformationen an. Sollten in deiner Veranstaltung vorgegebene Attribut-Werte angelegt sein, die von importierten Listen und den dort vorhandenen Werten abweichen, erkennt das System diese Abweichung beim Import automatisch.

Dies ist besonders bei alternativen Schreibweisen von Werten relevant.

Schauen wir uns dies anhand eines praktischen Beispiels an:

Du hast für das Attribut "Anrede" als vorgegebene Werte "Herr" und "Frau hinterlegt. Allerdings ist in der zu importierenden Excel-Tabelle nicht der Wert "Herr", sondern "Herrn" vermerkt. Das System erkennt diese Abweichung automatisch beim Import der Excel-Liste und zeigt dir die Differenzen zu den vorgegebenen standardmäßigen Attribut-Werten an. Du kannst diese dann beim Import direkt mit dem korrekten Wert "Herr" ersetzen. Alternativ kann dem Attribut auch direkt über den Import ein neuer Wert zugeordnet und angelegt werden:

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