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E-Mails konfigurieren - Einladung erstellen

Julia Walther Updated von Julia Walther

Im folgenden Beispiel wird die Konfiguration einer Einladungs-E-Mail anhand der Vorlage LA LUNA vorgestellt.

Um eine E-Mail zu erstellen, rufe deine Veranstaltung auf.

Du kannst eine E-Mail aus dem Dashboard erstellen oder direkt in den Bereich Kommunikation wechseln und von dort aus mit dem Erstellen deiner E-Mail beginnen.

E-Mail vom Dashboard aus erstellen

Klicke im Dashboard auf "+ E-Mail anlegen". Über diesen Button gelangst du in den E-Mail Builder von Sweap, in welchem du deine E-Mail aufsetzen kannst.

E-Mail erstellen Dashboard

E-Mail aus dem Kommunikations-Bereich erstellen

Klicke im Bereich "Kommunikation" auf "+ E-Mail anlegen". Über diesen Button gelangst du in den E-Mail Builder von Sweap, in welchem du deine E-Mail aufsetzen kannst.

E-Mail erstellen Kommunikation

E-Mail erstellen

Um deine E-Mail zu erstellen, folge einfach den Schritten in unserem System. Du findest linksseitig das Menü unseres E-Mail Builders. In den unterschiedlichen Abschnitten kannst du all die Informationen hinterlegen, die du deinen Gästen zukommen lassen möchtest.

Unsere Vorschau-Funktion findest du am oberen rechten Rand ("Vorschau anzeigen"). Über diese Funktion kannst du dir jederzeit anzeigen lassen, wie deine E-Mail aussehen würde. Gerade wenn du noch am Anfang der Erstellung eigener E-Mails mit Sweap bist, wird dir die Vorschau Funktion eine tolle Hilfe sein. Mit Hilfe der Vorschau kannst du sehr gut nachvollziehen, wo die Änderungen/ Eingaben, die du gerade gemacht hast, innerhalb deiner E-Mail sichtbar sind.

E-Mail erstellen Übersicht

1. E-Mail Typ und Vorlage

Im ersten Schritt wählst du deinen E-Mail Typ und die Vorlage aus. In unserem Beispiel setzen wir eine Einladungs-E-Mail auf, demnach wählen wir den Typ "Einladung" aus.

E-Mail Typ Auswahl

Da wir unsere Einladung mittels der LA LUNA Vorlage bauen wollen, nutzen wir entsprechend diese Vorlage. Wenn du eigene Vorlagen für deine Veranstaltungen angelegt hast, kannst du auch auf diese Vorlagen zurück greifen. Weitere Informationen zu eigenen Vorlagen findest du hier.

E-Mail Vorlage Auswahl

Hinterlege zusätzlich noch eine Bezeichnung für die E-Mail, die du erstellst. Somit behältst du auch bei der Anlage von vielen Kommunikationsmitteln immer den Überblick.

2. Absender Informationen

Im nächsten Schritt hinterlegst du deine Absender Informationen:

  • E-Mail Betreff
  • Absendername
  • Absender E-Mail-Adresse
  • Antwort E-Mail-Adresse
  • BCC E-Mail-Adresse
Du kannst im E-Mail Betreff übrigens mit Platzhaltern arbeiten. Weitere Informationen zu Platzhaltern findest du hier.
Standardmäßig lautet die Absender E-Mail-Adresse in Sweap "mail@sweapevent.com". Du kannst auch eine eigene Absender E-Mail-Adresse hinterlegen, weitere Informationen findest du hier.
Solltest du keine Antwort E-Mail-Adresse einfügen, wird die no-reply-Adresse von Sweap verwendet. Dies bedeutet, es sind keine Antworten möglich, da diese im Nirwana verschwinden würden.
3. Allgemeines Design

Im nächsten Schritt definierst du das allgemeine Design deiner E-Mail. Hinterlege hier dein Farbschema, um deiner E-Mail den zu deiner Corporate Identity passenden Look zu verpassen. Du kannst hier die allgemeinen Design-Einstellungen für folgende Punkt vornehmen:

  • Primärfarbe / Corporate Identity (CI) Farbe
  • Hintergrundfarbe
  • Äußere Hintergrundfarbe
  • Textfarbe

Um die Änderungen gut nachvollziehen zu können, schaue dir die Vorschau über unsere Vorschau-Funktion an. So bekommst du direkt einen Überblick darüber, welcher Bereich mit einer Bezeichnung gemeint ist.

4. Kopfbereich

Als Nächstes geht es an den Kopfbereich (Headerbereich) deiner E-Mail.

Du kannst hier einen Preheader hinterlegen. Der Preheader ist ein Teaser-Text, welcher in der Vorschau einer E-Mail in der Regel unter dem Betreff angezeigt wird. Er wird verwendet, um dem Empfänger einen ersten Einblick in die Inhalte zu geben und damit die Öffnungsrate zu erhöhen.

Zusätzlich kannst du dein Logo hochladen. Du kannst entscheiden, ob du dein Logo links, mittig oder rechts anzeigen lassen willst. Auch ein Header Bild kannst du an dieser Stelle hochladen.

Beim Upload von Bildern ist es wichtig, die empfohlenen Bildgrößen zu berücksichtigst, diese sind optimal für die unterschiedlichen E-Mail Clients. Du findest unsere Hinweise zu den Bildgrößen in dem du auf den kleinen Kreis mit dem Fragezeichen klickst. Weitere Informationen zu den Bildgrößen, die du in Sweap verwenden kannst, findest du hier.

5. Hauptbereich

Im Hauptbereich kannst du all deine relevanten Informationen hinterlegen. Dafür kannst du zwei Fließtextfelder nutzen, die du mittels Texteditor befüllen kannst (1 und 3 in Abbildung). Dir stehen hier diverse Formatierungsmöglichkeiten zur Verfügung. Nützliche Information zu unserem HTML-Editor findest du hier.

Neben den zwei Fließtexten kannst du auch den Aktionsfeld-Bereich definieren (2 in Abbildung). In Einladungen und Einladungserinnerungen kannst du deinen Gästen in diesem Bereich die Möglichkeit geben, zu einer Veranstaltung zuzusagen oder abzusagen. Die Anzeige / Darstellung des Datums kannst du hierbei auch frei definieren - die linke Seite im Aktionsfeld-Bereich lässt sich also individuell mit Inhalt befüllen. Bei Bestätigungs-E-Mails kannst du im Aktionsfeld-Bereich z.B. den QR Code deines Gasts hinzufügen.

Solltest du den Bereich nicht benötigen, kannst du ihn natürlich auch ausblenden.

E-Mail erstellen Hauptbereich - Vorschau
6. Call to Action Bereich

Der Call to Action Bereich ist ein separater Bereich unterhalb des Hauptbereichs. Über den Call to Action Bereich hast du die Möglichkeit deinen Gästen weitere Information mittels Klick auf einen Button zur Verfügung zu stellen.

Den Button kannst du auf zwei Arten mit Content "bestücken":

  • Zum einen hast du die Möglichkeit direkt eine URL zu platzieren. Füge hierzu die gewünschte URL einfach in das Feld ein.
  • Zum anderen hast du die Möglichkeit eine Datei hochzuladen. Durch einen Klick auf das Stift Symbol, öffnet sich das Upload-Dialog-Fenster und du kannst deine gewünschte Datei hochladen.
E-Mail erstellen Call to Action

In den Call to Action Bereich kannst du nur einen Button implementieren - solltest du jedoch weiteren Content zum Download zur Verfügung stellen wollen, kannst du dich hier eines einfachen Tricks bedienen.

Nutze in diesem Fall einfach das Upload-Dialog-Fenster, lade eine Datei hoch und speichere diese Vorgang nicht, sondern kopiere die URL, die durch den Upload entstanden ist. Diese URL kannst du nun benutzen, um sie als Hyperlink in deinen Fließtexten zu hinterlegen - somit hast du die Möglichkeit weitere Unterlagen für deine Gäste zur Verfügung zu stellen.

Datei Upload Dialogfenster
7. Virtuelle Veranstaltung

In diesem Bereich kannst du einen Link zu einer virtuellen Veranstaltung einfügen. Wenn du diesen Bereich nicht befüllst, wird er in deiner E-Mail nicht angezeigt.

Wenn du den Bereich befüllst, erstellst du hierüber einen weiteren Bereich der mit einem Button versehen ist.

Der Button zur virtuellen Veranstaltung wird dann unterhalb des Call to Action Buttons angezeigt.

8. Social Media

Verlinke in diesem Bereich deine Social Media Auftritte. Aktuell kannst du in unserem System folgende Social Media Verlinkungen hinterlegen:

  • LinkedIn
  • Instagram
  • Facebook
  • XING
  • Twitter
  • YouTube
9. Fußzeile

Innerhalb der Fußzeile kannst du weitere Informationen an deine Gäste kommunizieren.

Informationen die hier immer hinterlegt sein sollten, sind dein Impressum und deine Datenschutzhinweise - verlinke beides jeweils über Hyperlinks mit den Informationen auf deiner Webseite.

Neben diesen Informationen kannst du zusätzlich noch ein Footer Bild hinterlegen, welches dann innerhalb deiner E-Mail angezeigt wird.

Bitte beachte, dass durch uns bereits ein Abmelden Link in den Footer integriert ist - diesen können wir nicht deaktivieren oder verändern. Es handelt sich hierbei um eine rechtliche Notwendigkeit. Klickt ein Gast auf diesen integrierten Link in der E-Mail, so wird er automatisch zu einem Abmelde-Bereich weitergeleitet.
10. Einladungseinstellungen

Innerhalb der Einladungseinstellungen kannst du definieren, wie deine Gäste aus der E-Mail zu deiner Veranstaltung zu- und absagen können.

Dir stehen folgende Varianten zur Verfügung:

  • Anmeldung über Formular aktivieren
  • Zusage direkt aus E-Mail aktivieren
  • Absage direkt aus E-Mail aktivieren
10.1 Anmeldung über Formular aktivieren

Durch die Aktivierung dieser Funktion gelangt der Gast mit dem Klick auf den Anmelde Button auf deine Registrierungsseite und findet dort das entsprechende Registrierungsformular. Der Gast kann nun seine Eingabe vornehmen und sich über das Absenden des Formulars zu deiner Veranstaltung anmelden.

Solltest du kein Formular zu Anmeldung nutzen wollen, deaktiviere bitte diese Funktion - bitte beachte, dass du trotzdem eine Registrierungsseite anlegen musst. Du kannst dort einstellen, welche Info du deinen Gästen anzeigen lassen möchtest. Weitere Informationen hierzu findest du in unserem Artikel zu den Inhalten und Modulen einer Webseite.
10.2 Zusage direkt aus E-Mail aktivieren

Wenn du die Zusage direkt aus der E-Mail aktivierst, leitest du deinen Gast zwar trotzdem auf deine Registrierungsseite, jedoch wird diesem dann kein Registrierungsformular angezeigt. Der Gast kann also keine weiteren Angaben machen. Dein Gast muss lediglich auf der Registrierungsseite innerhalb eines Pop Up Fensters zustimmen, dass er sich zu deiner Veranstaltung anmelden möchte.

Dies ist notwendig, um eine ungewollte Zu- oder Absage durch automatische Spam-Checks zu verhindern.

Eine direkte Zusage widerspricht einer zusätzlichen Abfrage durch Pflichtfelder. Das System generiert einen Hinweis, dass die Pflichtfeldangaben gemacht werden müssen, bevor eine Zusage möglich ist.
10.3 Absage direkt aus E-Mail aktivieren

In puncto Absagen empfiehlt es sich das Absagen direkt aus E-Mails zu aktivieren. Dein Gast gelangt mit dieser Funktion über den Button "Absagen" auf deine Registrierungsseite und muss dort innerhalb eines Pop Up Fensters bestätigen, dass er die Abmeldung von deiner Veranstaltung durchführen möchte. Dies ist notwendig, um eine ungewollte Zu- oder Absage durch automatische Spam-Checks zu verhindern.

Wenn du diese Funktion deaktivierst, muss der Gast dein Registrierungsformular ausfüllen, um sich von deiner Veranstaltung abzumelden. Es ist anzunehmen, dass dieser Mehraufwand nur von wenigen Gästen betrieben wird, was deine Rückmeldequote verschlechtern würde. Wir empfehlen daher die direkte Abmeldung aus der E-Mail zu aktivieren.

Direkte Absage aus E-Mail

10.4 Registrierungsseite wählen

Da du mit deiner Einladungs-E-Mail deine Gäste auf eine Registrierungsseite schickst, kannst du innerhalb der Einladungseinstellungen definieren, auf welcher Registrierungsseite deine Gäste landen sollen.

Diese Funktion ist relevant, wenn du mehrere Registrierungsseiten angelegen musst. Dieses Szenario kann eintreten, wenn du deine Gäste in unterschiedliche Segmente unterteilst.

Zum Beispiel möchtest du deine Gäste in unterschiedlichen Sprachen einladen. In diesem Fall kannst du eine deutschsprachige und eine englischsprachige Registrierungsseite anlegen. Gleichzeitig lassen sich auch deine E-Mails in mehreren Sprachen anlegen.

Standardmäßig ist von unserem System immer die Registrierungsseite verknüpft, die du als "Standard Seite" definiert hast.

Wenn du Platzhalter benutzt, über die du deine Gäste auf deine Registrierungsseite leitest, ist es ebenso wichtig, dass du die Registrierungsseite über diese Funktion bestimmst. Solltest du dies nicht machen, leitet unser System deinen Gast über den Platzhalter auf die "Standard Seite".
11. Zusätzliche Optionen

Im Bereich "Zusätzliche Optionen" kannst du aktivieren ob und wie du eine iCalendar-Datei an deine Gäste senden möchtest. Du kannst die iCalender-Datei an deine E-Mail anhängen und/ oder einen Link in die E-Mail einfügen. Über die iCalender-Datei haben deine Gästen die Möglichkeit den Kalendereintrag bequem in ihrem Kalender zu speichern (z.B. Outlook, GoogleCalendar, AppleCalendar etc.).

Achtung: Einige E-Mail-Programme markieren E-Mails mit Anhang als Spam.
12. E-Mail-Tests und Finalisierung

Im letzten Schritt hast du noch einmal die Option den für deine E-Mail vergebenen Namen zu ändern. Darüber hinaus kannst du hier aktivieren, die Öffnungsrate der versendeten E-Mails zu tracken.

Bitte aktiviere diese Funktion nur, wenn du die ausdrückliche Zustimmung aller eingeladenen Gäste hast die persönlichen Öffnungsraten zu speichern. Eine genaue Erklärung findest du hier.

Zusätzlich kannst du den Versand einer Test E-Mail veranlassen. Gib hierfür eine E-Mail-Adresse an, an die du deine Test E-Mail schicken möchtest. Bitte beachte, dass bei einer Test E-Mail noch nicht alle Funktionen, die du hinterlegst hast, verfügbar sind. Die Test E-Mail soll dir helfen, die Darstellung deiner E-Mail zu überprüfen.

Wenn du deine E-Mail inklusiver aller Funktionen testen möchtest, empfehlen wir dir, dich selbst als Gast in deiner Veranstaltung anzulegen und dir die E-Mail direkt über den E-Mail Versand-Assistenten zuzusenden.

Mehr zum Thema Test E-Mails versenden findest du hier.

Nachdem du alle Einstellungen für deine E-Mail vorgenommen hast, vergiss nicht das Speichern. Deine E-Mail ist nun erfolgreich angelegt und kann versendet werden.

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