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E-Mails manuell versenden

Ingo Updated von Ingo

Du kannst E-Mails manuell aus Sweap versenden oder automatisiert über unsere E-Mail Kampagnen.

In diesem Artikel erklären wir dir, wie du deine mit Sweap erstellten E-Mails manuell versenden kannst.

Weitere Informationen zum Nutzen von E-Mail Kampagnen findest du hier.

E-Mails manuell mithilfe des "E-Mail Versand-Assistenten" verschicken

Rufe zunächst die entsprechende Veranstaltung auf für die du eine E-Mail versenden möchtest. Navigiere in den Bereich "Gäste" und markiere die Gäste, denen du eine E-Mail senden möchtest mittels Checkbox auf der linken Seite.

Wähle nun über den Aktionen Button den Punkt "E-Mail Versand-Assistent öffnen" aus.

E-Mail aus der Gästeliste versenden
So lang dein Event noch im Status "Entwurf" steht, kannst du auf den E-Mail Versand-Assistent in deiner Gästeliste nicht zugreifen. Erst wenn du dein Event auf "Aktiv" stellst, kannst du über diese Funktion E-Mails versenden.

Es öffnet sich ein Fenster, in dem dir angezeigt wird, wie viele Gäste für den E-Mail-Versand ausgewählt wurden. Wähle nun aus, welche E-Mail an die Gäste verschickt werden soll. Bei einigen E-Mails wird dir hier auch der E-Mail Typ der jeweiligen Mail angezeigt.

E-Mail Versand-Assistent - Auswahl E-Mail

Bevor die ausgewählte E-Mail verschickt werden kann, führt das System in mehreren Schritte eine Fehlerüberprüfung durch und zeigt dir mögliche Unregelmäßigkeiten auf.

Zunächst werden die hinterlegten E-Mail-Adressen, der für den Versand ausgewählten Gäste kontrolliert. Das System erkennt fehlerhafte beziehungsweise nicht existente E-Mail-Adressen automatisch und markiert diese rot.

Fehlende E-Mail bei Gastdatensatz

Insofern eine fehlerhafte oder eine fehlende E-Mail-Adresse vom System erkannt wird, kannst du nun Änderungen vornehmen. Korrigiere die E-Mail-Adresse bzw. trag eine gültige E-Mail ein. Sobald dies erfolgt ist, kennzeichnet unser System den Datensatz mit einem grünen Punkt - sodass du siehst, dass der Datensatz nun gültig und verwendbar ist.

Eine über den Versand-Assistent hinterlegte E-Mail-Adresse wird übrigens im Datensatz des zugehörigen Gasts hinterlegt. Du reicherst somit also direkt den Gast-Datensatz an.

Unser System prüft auch auf weitere Unregelmäßigkeiten, wie Fehler im Zusammenhang mit dem Rückmeldestatus des Gastes und zeigt diese auf.

Möchtest du zum Beispiel eine Einladungs-E-Mail an einen Gast senden, welcher die Teilnahme an der Veranstaltung bereits bestätigt hat, so wirst du eine Meldung darüber erhalten. Du kannst dann entscheiden, ob du deine E-Mail trotzdem versenden möchtest oder den Gastdatensatz überspringst / ausschließt.

E-Mail Versand-Assistent - Gast bereits eingeladen

Zum Schluss siehst du die Übersicht der geplanten Empfänger und kannst dir für jeden eine Vorschau anzeigen lassen. Zusätzlich hast du innerhalb dieses letzten Schrittes auch noch einmal die Möglichkeit, die Liste deiner Gäste nach Vor- und Nachnamen sowie E-Mail-Adresse filtern zu lassen oder Gäste aus der Versandliste zu löschen.

Sind alle Gäste ausgewählt, denen du deine E-Mail senden möchtest, klicke auf "E-Mails senden", um den Versand auszulösen.

Übersicht Fehlerüberprüfung beim E-Mail Versand

Wie bereits erwähnt, führt das System beim Versand von E-Mails eine Fehlerüberprüfung durch und zeigt dir dazu Hinweise vor dem Verschicken deiner E-Mails an. Folgende Dinge werden von Sweap überprüft:

  • Wenn du deinem Gast eine Einladung zu einer Veranstaltung zuschicken möchten, dieser bereits zu- oder abgesagt hat oder bereits eine Einladungs-E-Mail erhalten hat, jedoch noch nicht drauf reagiert hat.
  • Wenn eine Einladung mit einem Link zu einer Registrierungsseite verschickt werden soll, die Registrierungsseite jedoch noch nicht angelegt wurde. Auch weitere Konfigurationsschritte werden überprüft und du wirst informiert, falls es Lücken geben sollte. Ein Beispiel ist die automatische Bestätigung für deine Gäste. So erhältst du eine Warnung, falls noch keine E-Mail als automatische Bestätigung festgelegt wurde. 
  • Ob korrekte E-Mail-Adressen in den Gastinformationen hinterlegt sind beziehungsweise ob die Rückmeldung auf der Registrierungsseite bereits geschlossen wurde. Beabsichtigst du es, eine Erinnerung für Teilnehmende zu verschicken, hast jedoch vergessen, deinen Gästen vorab eine Bestätigung zuzusenden, so weist das System auf diesen Umstand hin.

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