Inhaltsverzeichnis

Event-Status und die Event Phasen

Julia Walther Updated von Julia Walther

In diesem Artikel erklären wir alles, was du zum Status deines Events und den Phasen wissen musst.

1. Event-Status

Beim Anlegen eines Events legst du den Status fest. Standardmäßig werden alle neuen Events in Sweap im Status "Entwurf" erstellt. Du kannst beim Erstellen deines Events den Status direkt in "Aktiv" ändern oder dies an unterschiedlichen Stellen zu einem späteren Zeitpunkt vornehmen.

Möchtest du den Event-Status später ändern, findest du diese Funktion an folgenden Stellen:

  • Einstellungen im Event
  • Dashboard des Events
1.1 Entwurf

Im Entwurfsmodus von Sweap kannst du sicherstellen, dass Events gründlich vorbereitet und getestet werden, bevor sie veröffentlicht werden.

Hier sind die zentralen Funktionen und Einschränkungen:

E-Mail-Versand im Entwurfsmodus

Im Entwurfsmodus ist der Versand von E-Mails über den "E-Mail Versand-Assistent" in deiner Gästeliste nicht möglich. Dies verhindert, dass versehentlich E-Mails an einen großen Verteiler gesendet werden. Für das Testen von E-Mails gibt es eine spezielle Funktion im E-Mail Builder.

In diesem kannst du einen Gast auswählen, dessen Daten zur Füllung der Platzhalter / Token verwendet werden, und die Test E-Mail an eine definierte E-Mail-Adresse senden. Dies ermöglicht dir, den gesamten Prozess, einschließlich der Personalisierung, zu testen.

Registrierung im Entwurfsmodus

Registrierungen sind im Entwurfsmodus deaktiviert. Du kannst den Anmeldeprozess durchlaufen, beim Abschicken der Registrierung werden jedoch keine Daten gespeichert. Du wirst eine entsprechende Mitteilung sehen, die dich auf den Umstand hinweist, dass die Registrierung nicht erfolgt ist.

Im Status „Entwurf“ wird noch kein Event-Credit verbraucht. Du kannst dein Event in diesem Status vorbereiten, testen und bearbeiten. Ein Event-Credit wird erst gezählt, sobald du das Event in den Status „Aktiv“ setzt.

Check-ins im Entwurfsmodus

Check-ins sind im Entwurfsmodus nicht verfügbar. Damit Check-ins erzeugt und über die Check-in App genutzt werden können, muss das Event den Status „Aktiv“ haben.

Zusammenfassung

Der Entwurfsmodus bietet eine sichere Umgebung, um Events und E-Mails umfassend zu testen. Du läufst keine Gefahr, dass du bereits E-Mails an einen zu großen Verteiler versendest oder Registrierungen durch Testläufe aus deinem Kontingent verbraucht werden. Der Entwurfsmodus bietet dir eine gezielte Testfunktion zur Überprüfung von Personalisierung, Layout und Design, bevor die Veranstaltung live geht.

Event Status - Enwurf
1.2 Aktiv

Sobald du deine Veranstaltung auf "Aktiv" gesetzt hast, kannst du mit dem Einladungsversand beginnen. Dir steht nun der "E-Mail Versand-Assistent" in deiner Gästeliste zur Verfügung, sodass du deine E-Mails an die großen Verteiler oder auch einzelne Personen versenden kannst.

Event Status - Aktiv

Mit dem Aktivieren des Events wird außerdem ein Event-Credit verbraucht, sofern dein Lizenzmodell auf Event-Credits basiert. Auch Check-ins können nur für aktive Events genutzt werden. In der Check-in App werden daher nur Events angezeigt, die den Status "Aktiv" haben.

1.3 Archiviert

Sobald eine Veranstaltung abgeschlossen ist, kannst du diese archivieren um ein wenig Ordnung zu schaffen. Keine Sorge, dies lässt sich jederzeit rückgängig machen. Außerdem kannst du auch archivierte Veranstaltungen kopieren, wenn mal wieder eine ähnliche Veranstaltung anstehen sollte.

Wichtig zu wissen, im Event-Status "Archiviert" kannst du ebenfalls keine E-Mails über den "E-Mail Versand-Assistent" aus deiner Gästeliste versenden. Solltest du in diesem Status an deinem Event weiter arbeiten wollen, dann kannst du den Test-Versand aus dem E-Mail Builder nutzen.

Event Status - Archiviert
Bitte beachte: Wenn für ein Event bereits ein Event-Credit verbraucht wurde, wird dieser durch das Archivieren nicht wieder freigegeben.

2. Event-Phasen

Die folgenden Phasen werden wie folgt von dem Veranstaltungsdatum bestimmt:

REGISTRIERUNG

Event ist im Status "Aktiv"

BEVORSTEHEND

Event startet in weniger als 7 Tagen

LAUFEND

Event läuft

ABGESCHLOSSEN

Eventzeitraum (Start und Endpunkt) liegt in der Vergangenheit

Darstellung in der Listenansicht:

Event Phase -Listenansicht

Darstellung in der Kachelansicht:

Event Phase - Kachelansicht

Wie haben wir uns geschlagen?

Verschieben und Absagen von Veranstaltungen

Kontakt