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Dienstleister und Partner verwalten

Jini Panaino Updated von Jini Panaino

In diesem Artikel erfährst du, wie du Dienstleister und Einnahme-Partner im Event Budget Manager aufbaust und pflegst.

Beide Bereiche funktionieren nach derselben Logik: Du legst zentrale Stammdaten an, weist sie deinen Budgetposten bzw. Einnahmepositionen zu und behältst so über alle Veranstaltungen hinweg den Überblick über Ausgaben und Einnahmen.

Dienstleister anlegen und pflegen

Dienstleister verwaltest du zentral über den Menüpunkt Dienstleister in der Hauptnavigation. Hier siehst du alle Anbieter, die du für deine Events nutzt – inklusive Statistiken zu Ausgaben, verknüpften Kategorien und Anzahl der Events.

1.1 Übersicht und Filter

Im Dienstleister-Dashboard findest du vier KPI-Karten:

  • Dienstleister gesamt
  • Aktive Dienstleister (mit verknüpften Ausgaben)
  • Kategorien
  • Gesamtausgaben über alle Events

Über die Toolbar kannst du nach Namen suchen, nach Favoriten filtern und zwischen Grid- und Listenansicht wechseln. Markiere wichtige Anbieter mit dem Stern-Symbol, um sie schneller zu finden.

Dienstleisterverwaltung

1.2 Neuen Dienstleister hinzufügen

Klicke oben links auf + Dienstleister hinzufügen und vergebe folgende Angaben:

  • Name des Dienstleisters
  • E-Mail und Telefonnummer als Kontaktdaten
  • Website (wird automatisch normalisiert und für Brand-Daten genutzt)
  • Standard-Steuersatz (Default: 19 %)
  • Optional: Reverse Charge aktivieren

Speichere mit Hinzufügen, somit steht dir der Dienstleister ab sofort in allen Events zur Verfügung.

1.3 Bearbeiten und Löschen

Klicke auf eine Dienstleister-Karte, um das Profil mit allen Detaildaten und der Verwendungshistorie zu öffnen. Über das Drei-Punkte-Menü kannst du den Eintrag bearbeiten oder löschen.

Ein Dienstleister kann nur gelöscht werden, wenn keine Ausgaben mehr verknüpft sind. Lösche zuerst die zugehörigen Ausgaben oder weise sie einem anderen Dienstleister zu.

2. Einnahme-Partner anlegen und pflegen

Einnahme-Partner – z. B. Sponsoren, Aussteller oder Medienpartner – verwaltest du analog über den Menüpunkt Einnahme-Partner.

2.1 Übersicht und Statistiken

Auch hier findest du vier KPI-Karten: Partner gesamt, Aktive Partner, Partner-Typen und Eingenommen gesamt. Über die Toolbar filterst du nach Typ oder Favoriten und sortierst nach Name, Typ, Datum oder Einnahmen.

Partnerverwaltung

2.2 Partner-Typen

Der Typ steuert spätere Filter und Auswertungen. Verfügbare Typen:

  • Sponsor
  • Aussteller
  • Medienpartner
  • Spender
  • Werbepartner
  • Sonstiges

2.3 Neuen Partner hinzufügen

Klick auf + Einnahme-Partner hinzufügen und fülle das Formular aus:

  • Name des Partners
  • Typ: Sponsor, Aussteller, Medienpartner, Spender, Werbepartner oder Sonstiges
  • Kontaktdaten (E-Mail, Telefon, Website)
  • Standard-Steuersatz und optional Reverse Charge

3. Verknüpfung mit Events

Sobald Dienstleister und Einnahme-Partner angelegt sind, kannst du sie direkt in jedem Event verwenden:

  • Dienstleister weist du im Tab Budget einem Budgetposten als Ausgabe zu.
  • Einnahme-Partner weist du im Tab Einnahmen einer Einnahmeposition zu.

So fließen alle Beträge automatisch in die zentralen Statistiken und in die Gesamtberichte ein.

Pflege Stammdaten einmal sauber - so musst du sie bei jedem neuen Event nur noch auswählen und sparst dir doppelte Eingaben.

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