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Stamm-Attribute und veranstaltungsbezogene Attribute in der Gästeliste

Ingo Updated von Ingo

In diesem Artikel stellen wir dir die Stamm- und veranstaltungsbezogenen Attribute vor, welche in Sweap standardmäßig vorhanden sind.

In der Gästelisten Übersicht kannst du dir eine Vielzahl von Attributen anzeigen lassen, um deine Gäste nach gewünschten Segment zu filtern. Mithilfe der Listenansicht kannst du Attribute ein- bzw. ausblenden und dir damit eine individuelle Ansicht zusammenstellen.

  • Vorname
  • Nachname
  • E-Mail
  • Kommentar
  • Externe ID
  • Max. Begleitpersonen
  • Begleitpersonen
  • Status/Einladungsstatus

  • Kategorie
  • Einladungscode
  • Ticketcode
  • Bounce Status
  • Angelegt via
  • Erstellt
  • Letzte Änderung

Im Folgenden sind einige der Attribute genauer erklärt:

Externe ID
  • Nutzung einer Schnittstelle (API) zu Sweap:
    Das Feld der externen ID wird automatisch ausgefüllt, sobald die Gäste-Daten aus einer externen Quelle importiert werden, und den Gästen über diese Quelle eine extra ID zugeordnet wurde.
  • Manueller Import mit einer Excel-Datei:
    Die ID des Importsystems sollte als extra Attribut für den Import mit erfasst werden, um eine spätere eindeutige Zuordnung von veränderten Gastdaten gewährleisten zu können.

Max. Begleitpersonen / Begleitpersonen

Hier wird die maximale Anzahl der Begleitpersonen, welche der "Hauptgast" anmelden darf bestimmt und angezeigt. Lässt du das Feld frei, so wird für diesen Gast die globale Einstellung verwendet, welche du im Registrierungsformular bei Begleitung hinterlegt hast.

Das Attribut Max. Begleitpersonen überschreibt die globale Regel bezüglich Begleitpersonen aus dem Registrierungsformular. So lassen sich individuelle Bedingungen für bestimmte Gäste oder Gästegruppen erstellen.

Status

Mit Hilfe des Status erkennst du, welche Gäste noch keine Einladung erhalten, diese nicht beantwortet haben (keine Rückmeldung) oder zu- oder abgesagt haben. So lassen sich beispielsweise leicht Gäste herausfiltern, die eine extra Erinnerungsmail erhalten sollen.

In folgenden Fällen verändert sich der Status automatisch:

Versand einer Einladungs-E-Mail / Einladungserinnerung

--> Status "keine Einladung" verändert sich zu "ohne Rückmeldung"

Bestätigungs-E-Mail / Erinnerung für Zusagen

--> Statusänderung auf "Zusage" (unabhängig davon, welcher Status vorher aktiv war)

Zu- oder Absage des Gastes

--> Zusage/ Absage

Kategorie

Durch Kategorien kannst du deine Gäste in verschiedene Gruppierungen (Segmente) einteilen. Beispielsweise kannst du so deine E-Mails gezielt an VIP-Personen versenden oder beim Check-In vor Ort kann der Empfang sofort erkennen, ob es sich um Gäste von der Presse oder das Veranstaltungspersonal handelt. Die Kategorien können in Art und Anzahl frei bestimmt werden.

Mehr Informationen zu den Kategorien findest du hier.

Einladungscode / Ticketcode

Einladungscode:

Dieser Code wird ausschließlich beim postalischen Versand der Einladung benötigt. Der personalisierte sechsstellige Code wird gemeinsam mit der Domain auf die Einladung gedruckt, so dass der Gast ein personalisiertes (vorab ausgefülltes) Registrierungsformular nach Eingabe des Codes auf der Registrierungsseite vorfindet.

Ticketcode:

Wenn du deine Gäste nicht digital einladen, sondern lediglich das Ticket postalisch verschicken möchtest, kannst du einen Ticketcode generieren und diesen auf das postalische Ticket drucken.

Bei einer personalisierten Einladung/ Bestätigung mit QR-Code per E-Mail, wird automatisch ein personalisierter Einladungscode/ Ticketcode im Hintergrund generiert und muss nicht extra erzeugt werden
TIPP: Bereits bestehende Codes werden nicht überschrieben und können weiter genutzt werden

Mehr zum Thema Einladungs- und Ticketcode erfährst du hier.

Bounce Status

Der Bounce Status zeigt, ob die versendete E-Mail den Gast erreicht hat.

Der Bounce Status bezieht sich nicht ausschließlich auf den E-Mail-Versand für das Event, sondern auf die hinterlegte E-Mail-Adresse des Gastes. Wenn für eine E-Mail-Adresse des Gastes bereits in der Vergangenheit ein Bounce gemeldet wurde, dann wird dieser bereits in der Liste angezeigt, auch wenn für die Veranstaltung noch kein E-Mail-Versand gestartet wurde.

Sweap unterscheidet nach:

Kein Bounce

Alles okay, die E-Mail ist einwandfrei beim Empfänger angekommen

Soft Bounce

Die E-Mail gelangt bis zum Mailserver des Empfängers, gelangt aber nicht bis zum Empfänger selbst

Hard Bounce

Die E-Mail ist dauerhaft unzustellbar

Geblockt

Der Service Provider hat die Zustellung gestoppt

Es gibt viele verschiedene Gründe warum E-Mails schlecht oder nicht zugestellt werden können. Weiterführende Informationen zu möglichen Ursachen findest du hier hier.

Angelegt via

Hier findest du Informationen über die "Gastquelle". Welche Gäste wurden per Excel-Liste importiert, vor Ort über die Check-In App noch hinzugefügt oder welche Gäste haben sich über eine offene Registrierungsseite angemeldet?

Mehr zum Thema Gastquelle findest du hier.

Erstellt

Unabhängig der Quelle, wird per Datum und Uhrzeit dargestellt, wann der jeweilige Gast für diese Liste das erste Mal erfasst wurde.

Letzte Änderung

Hier wird per Datum und Uhrzeit angezeigt, zu welchem Zeitpunkt die letzte Änderung an dem jeweiligen Datensatz vorgenommen wurde.

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