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E-Mail Einladung für eine Veranstaltungsreihe versenden

Christian Schulz Updated von Christian Schulz

Folgende Anleitung hilft dabei, die Gäste weiterhin persönlich, mit vorausgefüllten Formularen zu Veranstaltungsreihen mit einer E-Mail einzuladen. Hierfür haben wir einige Kurzvideos erstellt, welche die Vorgehensweise beschreiben.

HINWEIS: Einige Prozessschritte musst Du für jede weitere Veranstaltung wiederholen. Denke an die Duplizierfunktion, welche das schnelle Kopieren ganzer Veranstaltungen ermöglicht.

1. Schritt: Lfd Nummer und Export der Gästeliste

  1. Erstelle alle Veranstaltungen.
    • Veranstaltung für Einladung (Basis-Veranstaltung die alle Links enthält)
    • Veranstaltung 1-n (für den Versand der E-Mails)
  2. Füge eine lfd. Nummer in deine Gästeliste ein.
  3. Importiere die Verteiler aus den Veranstaltungen 1-n und generiere die Einladungscodes für alle Gäste.
  4. Exportiere die Verteiler aus Veranstaltungen 1-n.

2. Schritt: Einfügen der Einladungscodes in die Original-Gästeliste

  1. Sortiere die exportierten Verteiler der Veranstaltungen 1-n nach der Lfd. Nummer in der selben Reihenfolge wie im Original-Verteiler.
  2. Füge neue Spalten im Original-Verteiler ein, mit "Einladungscode Event 1"; Einladungscode Event 2" usw.
  3. Kopiere die Einladungscodes aus dem exportierten Verteiler des Event 1, in die Spalte "Einladungscode Event 1" des Original-Verteilers.
  4. Wiederhole den Vorgang für alle exportierten Verteiler.
  5. Speichere den Original-Verteiler ab.

3. Schritt: Import der Original-Gästeliste

  1. Importiere den Original-Verteiler in deine Veranstaltung für Einladung (Basis Veranstaltung) und stelle sicher, dass die entsprechenden Felder importiert werden.

  1. Kopiere die Veranstaltungs-Weblinks (z. Bsp. events.organisation.de/veranstaltung1) aus den Registrierungseinstellungen der Webseiten Generatoren der Registrierungsseiten der Veranstaltungen 1-n.
  2. Gehe in die Veranstaltung für Einladung, und wie in diesem Fall beschrieben, in die Einladungs-E-Mail.
  3. Deaktiviere ggfs. das Kalenderblatt.

Wir nutzen in unserem Beispiel die Hyperlink Funktion.*

  1. Füge zu deinem Text des Events 1 den Link zur Webseite des Event 1 ein, sowie als Link Suffix folgenden und im Video gezeigten Platzhalter. Tausche die ID gegen die korrekte Attributs ID aus.
Die ID des benötigten Attributs kannst Du folgendermaßen herausfinden: Veranstaltung öffnen. Menü Gäste --> Attribute auswählen. Das gewünschte Attribut anklicken und die ID wird erscheint im Infofenster an erster Position.
  1. Speichere das ganze und führe einen Test durch, indem du den E-Mail Versand-Assistent startest.
  2. Bitte unbedingt vorab die erstellten Links testen!
*Es ist ebenfalls möglich die Call-to-Action Button der E-Mails oder Button Links auf Webseiten zu verwenden. In den Buttons reicht es aus den Platzhalter, den Du im HTML Editor erstellen kannst zu kopieren und an den Link einzufügen. Beispiel: events.organisation.de/[[Einladungscode Event 1]]

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