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Importieren von Gastdatensätzen via Excel

Julia Walther Updated von Julia Walther

Gastdatensätze lassen sich in Sweap auf unterschiedlichste Weisen erzeugen.

Wenn du eine Veranstaltung durchführst, bei der dir die Gäste bereits bekannt sind, möchtest du deine Gäste sicherlich ganz bequem in unser System importieren - dies kannst du mit Hilfe unseres Excel-Imports machen.

Bei einem Import via Excel werden bei Bedarf auch automatisch alle Gastfelder und Kategorien aus dem Datensatz übernommen und angelegt.

Derzeit können nur Excel-Dateien (.xls oder .xlsx, kein .csv) hochgeladen werden.

Der Import via Excel

Du kannst im übrigen beliebig viele Verteiler (Excel Listen) importieren - auch während deine Veranstaltung bereits aktiv ist, kannst du weitere Verteiler hochladen und deine Gastdatensätze so ebenfalls ergänzen.

Um Fehler zu vermeiden, empfehlen wir, in der ersten Zeile der Excel-Vorlage die Spaltenbezeichnungen einzutragen und ab der zweiten Zeile die Gastdaten.

Neben dem Excel Import steht dir auch der Import aus deinen Kontakten in Sweap zur Verfügung - weitere Infos hierzu findest du in diesem Artikel.

Vorhandene Gastdatensätze per Import aktualisieren bzw. erweitern

Möchtest du bereits bestehende Gastdatensätze erweitern / ergänzen, kannst du dies ebenfalls über einen Excel Import machen.

Um Gastdatensätze mit einander mappen (zusammenführen) zu können, benötigt es eineindeutige Identifizierungsmerkmale. Folgende Merkmale, können für ein erfolgreiches Mapping genutzt werden:

  • identische Namen (Vor- und Nachname sind identisch) oder
  • identische E-Mail Adresse oder
  • identische externe ID

Wird ein Datensatz importiert, der zu einem bereits bestehenden Datensatz passt, kann der bereits bestehende Gastdatensatz von dir ausgewählt werden, um den Gast zu "aktualisieren".

Beispiel:

Gast "Erika Musterfrau" existiert bereits mit folgenden Informationen:

  • Vor- und Nachname: Erika Musterfrau
  • E-Mail: erika@musterfrau.info
  • PLZ: 10789
  • Stadt: Berlin

Ein weiterer Datensatz wird importiert, der Erika Musterfrau beinhaltet - zusätzlich beinhaltet der Datensatz die Information "Straße".

Das Gastfeld "Straße" kann nun durch den Import erstellt und direkt bei Erika Musterfrau befüllt werden - dazu wird im Import der Status "Zusammenführen" ausgewählt.

Neben dem Ergänzen kannst du mit einem weiteren Import natürlich auch Daten überschreiben / korrigieren.

Du kannst bei jedem Import neu entscheiden, welche Daten importiert werden sollen, ob Daten aus deiner Excel Datei mit bereits angelegten Gastfeldern gemappt werden sollen und auch inwiefern die bereits bestehenden Gastdatensätze deiner Gäste angereichert oder überschrieben werden sollen.

Import von Begleitpersonen via Excel

Auch Begleitpersonen lassen sich mit Hilfe von Excel importieren.

Deine Excel-Datei muss dafür einem von uns definiertem Schema folgen. Dieses Schema entspricht einer exportierten Gästeliste die Begleitpersonen aufweist.

Um eine Gästeliste mit Begleitpersonen zu importieren, benötigst du eine zusätzliche Spalte in deiner Excel Datei. Diese Spalte hat die Bezeichnung "Ist Begleitperson". Sobald diese Spalte befüllt ist, wird der in dieser Zeile enthaltene Datensatz automatisch als Begleitperson erkannt und behandelt. Zum Befüllen der Spalte ist es ausreichend ein "X" einzutragen.

Der Gastdatensatz / die Zeile in deiner Excel Datei, die als Begleitperson markiert ist, ist immer automatisch dem Hauptgast oberhalb zugehörig.

Import Schema Begleitpersonen

Der Import dieses Beispieldatensatzes geniert folgende Gästeliste:

Import von Begleitpersonen via Excel - Output
  • Hauptgast 1 wurde inklusive einer zugehörigen Begleitperson importiert.
  • Hauptgast 2 wurde inklusive zweier zugehöriger Begleitpersonen importiert.

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