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Gastinformationen bearbeiten und den Status manuell ändern

Julia Walther Updated von Julia Walther

Sweap bietet dir die Möglichkeit, jeden Gast individuell beziehungsweise eine Gruppe von Gästen gebündelt zu bearbeiten. Im Folgenden wird gezeigt, wie du Gastinformationen einsehen und bearbeiten kannst.

Das individuelle Anpassen von Daten eines bestimmten Gastes

Möchtest du die Daten eines bestimmten Gastes innerhalb deiner Veranstaltung verändern, so klicke einfach auf den jeweiligen Gast, beispielsweise auf den Vor- oder Nachnamen. Es öffnet sich die Gastmaske mit allen Informationen, die du anpassen kannst. Dabei wird die Maske in 4 Rubriken eingeteilt:

  • Attribute
  • Begleitpersonen
  • E-Mail Log
  • Weiteres
Attribute

Bei Attributen handelt es sich um Informationen eines jeden Gastes, beispielsweise den Namen, die E-Mail Adresse oder auch den Status. 

Bitte beachte, dass die Attribute eines jeden einzelnen Gastes in "Standardattribute" sowie "Eigene Attribute" unterteilt sind. Dabei ist es wichtig zu wissen, dass Standardattribute Informationen sind, die vom System vorgegeben sind (wie z.B. Vor- und Nachname, E-Mail oder der Status). Alle mit * markierten Informationen sind dabei Pflichtdaten, die für jeden Gast ausgefüllt werden müssen.

Eigene Attribute sind alle Attribute, die für die Veranstaltung angelegt wurden. Dazu zählen auch individuell angelegte Attribute wie z.B. Essenswünsche.

Weitere Informationen zum Anlegen von Attributen findest du hier.

Begleitpersonen

Innerhalb des Reiters "Begleitpersonen" werden alle Begleitpersonen des ausgewählten Gastes mit Vor- und Nachname sowie E-Mail Adresse angezeigt. Zudem hast du innerhalb dieser Kategorie auch die Option, neue Begleitpersonen anzulegen.

Eine genauere Erklärung zu den Begleitpersonen kannst du hier nachlesen.

E-Mail Log

Innerhalb der Rubrik E-Mail Log werden dir alle Eintragungen des E-Mail Logs des ausgewählten Gastes angezeigt. Zudem hast du hier auch die Möglichkeit, den E-Mail Versand-Assistenten zu öffnen, mit dessen Hilfe du schnell auf alle für die Veranstaltung angelegten E-Mail Vorlagen zugreifen und diese an den individuellen Gast verschicken kannst. Des Weiteren kannst du innerhalb dieser Rubrik auch auf den gesamten E-Mail Log zugreifen, welcher dann alle Meldungen aller Gäste, nicht nur die des ausgewählten Einzelgastes, anzeigt.

Weiteres

Der Abschnitt "Weiteres" ermöglicht es dir, schnelle Einsicht in die Check-Ins des ausgewählten Gastes zu erhalten oder für diesen Gast manuell die Check-Ins durchzuführen bzw. rückgängig zu machen. Außerdem kannst du über diese Maske den QR-Code des Gastes für den Check-In herunterladen.

TIPP: Falls du einen nachträglichen Gast Check-In für mehrere Personen durchführen möchtest, kannst du dafür die Batch-Funktion (Mehrfachauswahl) verwenden. Wie du diese Funktion konkret anwendest, erfährst du hier.

Das gleichzeitige Anpassen einer Information von mehreren Gästen mithilfe des Aktionsfeldes

Du hast mithilfe des Aktionsfeldes die Möglichkeit, eine Information von mehreren Gästen gleichzeitig zu ändern. Bitte beachte dafür allerdings, dass die Information, welche geändert werden soll, für alle markierten Gäste die Gleiche sein muss, damit man diese schnell und gemeinsam ändern und anpassen kann.

Weitere Informationen zu zusätzlichen Möglichkeiten des Aktionsfeldes kannst du hier nachlesen.

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