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E-Mails versenden

Ingo Updated von Ingo

In diesem Beitrag zeigen wir dir, wie du deine erstellten E-Mails direkt aus Sweap an deine Gäste versenden kannst. All deine erstellten E-Mail Vorlagen können ganz einfach versendet werden.

Beachte, dass es nur möglich ist, bereits bestehende E-Mails zu verschicken.

E-Mails mithilfe des "E-Mail Versand-Assistenten" verschicken

Rufe zunächst die entsprechende Veranstaltung auf für die du eine E-Mail versenden möchtest. Rufe den Bereich "Gästeliste" auf und wählen durch Setzen eines Häkchens den entsprechenden Gast aus, der eine E-Mail erhalten sollen. Die ausgewählten Gäste werden von Sweap grün hinterlegt.

Wähle nun im Aktionsfeld "E-Mail Versand-Assistent öffnen" aus.

Es öffnet sich ein Fenster, in dem dir Sweap automatisch anzeigt, wie viele Gäste für den E-Mail-Versand ausgewählt wurden. Du kannst nun wählen, welche E-Mail an deine Gäste verschickt werden soll. Bei einigen E-Mails wird dir hier auch der E-Mail Typ der jeweiligen Mail angezeigt.

Bevor die ausgewählte E-Mail verschickt werden kann, führt das System in mehreren Schritte eine automatische Fehlerüberprüfung durch und zeigt dir mögliche Unregelmäßigkeiten auf. 

Zunächst werden die hinterlegten E-Mail Adressen, der für den Versand ausgewählten Gäste kontrolliert. Das System erkennt fehlerhafte beziehungsweise nicht existente E-Mail Adressen automatisch und markiert diese rot. 

Jetzt kannst Du die korrekte Versandadresse hinterlegen. Sobald eine fehlerfreie Adresse eingetragen wurde, wird dies automatisch durch einen grünen Punkt angezeigt.

Übrigens: Eine über den Versand-Assistent hinterlegte E-Mail Adresse wird bei beim Versand der E-Mail dann im Datensatz des zugehörigen Gasts hinterlegst. Du reicherst somit also direkt den Gast-Datensatz an.

Das System prüft auch auf weitere Unregelmäßigkeiten, wie Fehler im Zusammenhang mit dem Rückmeldestatus des Gastes und zeigt diese auf.

Beispiel: Du möchtest eine Einladungs-E-Mail an einen Gast senden, welcher die Teilnahme an der Veranstaltung bereits bestätigt hat. Auf diesen Status wirst du hingewiesen und kannst sämtliche Korrekturen direkt im Versand-Assistenten vornehmen und im Einzelfall entscheiden, ob ein Versand durchgeführt werden soll oder nicht.  

Zum Schluss siehst du die Übersicht der geplanten Empfänger und kannst dir für jeden eine Vorschau anzeigen lassen. Zusätzlich hast du innerhalb dieses letzten Schrittes auch noch einmal die Möglichkeit, die Liste deiner Gäste nach Vor- oder Nachnamen filtern zu lassen oder Gäste aus der Versandliste zu löschen.

Sind alle Gäste ausgewählt, denen du deine E-Mail senden möchtest, kannst du die E-Mails nun versenden.

Übersicht Fehlerüberprüfung beim E-Mail Versand

Wie bereits erwähnt, führt das System beim Versand von E-Mails eine automatische Fehlerüberprüfung durch und zeigt dir dazu Hinweise vor dem Verschicken deiner E-Mails an. Folgende Dinge werden von Sweap überprüft:

  • Wenn du deinem Gast eine Einladung zu einer Veranstaltung zuschicken möchten, dieser bereits zu- oder abgesagt hat oder bereits eine Einladungsemail erhalten hat jedoch noch nicht drauf reagiert hat.
  • Wenn eine Einladung mit Link zu einer Registrierungsseite verschickt werden soll, jedoch die Webseite noch nicht angelegt wurde. Auch weitere Konfigurationsschritte werden überprüft und du wirst informiert, falls es Lücken geben sollte. Ein Beispiel ist die automatische Bestätigung für deine Gäste. So erhältst du eine Warnung, falls noch keine E-Mail als automatische Bestätigung festgelegt wurde. 
  • Ob korrekte E-Mail-Adressen in den Gastinformationen hinterlegt sind beziehungsweise ob die Rückmeldung auf der Registrierungsseite bereits geschlossen wurde. Beabsichtigst du es, eine Bestätigungserinnerung zu verschicken, hast jedoch vergessen deinen Gästen vorab eine Bestätigung zuzusenden, so weist das System auf diesen Umstand hin.

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