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Standardfelder und veranstaltungsbezogene Informationen in der Gästeliste
Updated
von Julia Walther
In diesem Artikel zeigen wir dir, wie sich Stamm-Felder und andere Informationen in der Gästeliste darstellen und wie du die Ansicht deiner Gästeliste anpassen kannst.
Alle Informationen, die zu deinen Gästen gehören, findest du in der Gästeliste deiner Veranstaltung.
Standardfelder in der Gästeliste
Standardmäßig werden dir in der Gästeliste folgende Informationen angezeigt:
- Vorname
- Nachname
- Anwesenheitsstatus
- Rückmeldestatus
- Letzte Rückmeldung
- Angelegt via
Vorname und Nachname
Bei diesen beiden Feldern handelt es sich um Standardfelder, welche immer automatisch in deiner Veranstaltung aktiviert sind und somit auch beim Aufbau einer Registrierungsseite immer mit verarbeitet werden.
Anwesenheitsstatus
Der Anwesenheitsstatus gibt dir Informationen darüber, welche deiner Gäste bereits bei deiner Veranstaltung anwesend sind, sprich bereits eingecheckt haben.
Bei vor Ort Veranstaltungen kannst du deine Gäste mit unserer Gästelisten App einchecken.
Ein Check-in kann auch manuell erfolgen - wie du einen manuellen Check-in vornimmst, erfährst du hier.
Rückmeldestatus
Mit Hilfe des Rückmeldestatus erkennst du, welche Gäste noch keine Einladung erhalten, diese noch nicht beantwortet haben ("Keine Rückmeldung") oder zu- und abgesagt haben.
Wie du siehst unterscheiden wir in die folgenden 4 Status:
- Keine Einladung
- Ohne Rückmeldung
- Zusage
- Absage
Der Rückmeldestatus wird durch bestimmte Aktionen automatisch angepasst.
Versand einer Einladungs-E-Mail und Versand einer Einladungserinnerung | --> Statusänderung von "Keine Einladung" auf "Ohne Rückmeldung" |
Versand einer Bestätigungs-E-Mail und Versand einer Erinnerung für Teilnehmende | --> Statusänderung auf "Zusage" Diese Änderung ist unabhängig vom vorherigen Status |
Weitere Details zum Rückmeldestatus findest du hier.
Letzte Rückmeldung
Dieser Zeitstempel gibt dir eine Information, wann die letzte Rückmeldung deines Gasts über die Registrierungsseite getätigt wurde.
Angelegt via
Hier findest du die Information, aus welcher "Gastquelle" dein Gast stammt.
Folgende Gastquellen sind in Sweap verfügbar:
- Gast-Anlegen Dialog
- Registrierungsseite
- Checkin App
- Datei Import
- Externes System (Schnittstelle)
- Kontakte
Mehr zum Thema Gastquelle findest du hier.
Sichtbarkeit der Spalten / Informationen
Die Ansicht deiner Gästeliste kann um weitere Felder erweitert werden. Alle Felder, die in deiner Veranstaltung angelegt sind, lassen sich in deiner Gästeliste einblenden.
Um weitere Felder einzublenden, klicke auf das Symbol oben rechts in der Gästeliste und wähle die entsprechenden Felder aus, die du anzeigen lassen möchtest.
Die Sortierung deiner Spalten kannst du via Drag & Drop bestimmen. Verschiebe deine Spalten in die gewünschte Reihenfolge, um dir einen effizienten Überblick zu verschaffen.
Weitere Felder / Gastinformationen in der Gästeliste
Im Folgenden erklären wir einige der weiteren Felder / Gastinformationen, die du dir in der Gästeliste anzeigen lassen kannst genauer.
Externe ID
- Nutzung einer Schnittstelle (API) zu Sweap:
Das Feld der externen ID wird automatisch ausgefüllt, sobald die Gastinformationen aus einer externen Quelle importiert werden und den Gästen über diese Quelle eine extra ID zugeordnet wurde. - Manueller Import mit einer Excel-Datei:
Die ID des Importsystems kann als Zuordnung für den Import mit erfasst werden, um ein späteres Aktualisieren oder die eindeutige Zuordnung von veränderten Gastdaten gewährleisten / vereinfachen zu können.
Max. Begleitpersonen
Du kannst die Anzahl der Begleitpersonen je Gast individuell begrenzen - diesen Wert kannst du natürlich auch in der Gästeliste einsehen. Weitere Informationen zur individuellen Begrenzung von Begleitpersonen findest du hier.
Begleitpersonen
Hier findest du eine numerische Angabe zu der Anzahl der Begleitpersonen, die dein Hauptgast angemeldet hat.
Begleitung von
In dieser Spalte wird der Name des zur Begleitperson gehörigen Hauptgasts angezeigt.
Letzte Rückmeldung Seite
In dieser Spalte findest du die Bezeichnung der Registrierungsseite, über die dein Gast sich angemeldet hat. Diese Informationen ist sehr hilfreich, insofern du mehrere Registrierungsseiten in deiner Veranstaltung genutzt hast und über diese eine Art Gast-Segmentierung vorgenommen hast. Mehr Informationen zur Nutzung von mehr als einer Registrierungsseite findest du hier.
Kategorie
Durch Kategorien kannst du deine Gäste in verschiedene Gruppierungen (Segmente) einteilen. So kannst du zum Beispiel E-Mails gezielt an VIP's versenden oder beim Check-in vor Ort kann der Empfang sofort erkennen, ob es sich um Gäste handelt, die einer bestimmten Kategorie angehörig sind. Mehr Infos zu Kategorien findest du hier.
Einladungscode für Briefversand und Ticketcode
- Einladungscode
Möchtest du deine Gäste zum Beispiel per postalischen Versand einladen, kannst du zuvor einen Einladungscode für deine Gäste erzeugen. Eine Code geschützte Registrierungsseite zeigt dann nach der Eingabe des Codes ein vorausgefülltes Formular, sodass die Anmeldung für den Gast bedeutend erleichtert wird. - Ticketcode
Wenn du deinen Gästen Ihre Tickets postalisch oder auf anderem Weg zustellen möchtest, aber trotzdem einen Check-in über unsere Gästelisten App vornehmen möchtest, kannst du die zugehörigen Ticketcodes generieren und diese anderweitig an deine Gäste versenden.
Geblockt
Sollte ein Gast die Unsubscribe Funktion innerhalb einer deiner E-Mails genutzt haben, wird dir dies in dieser Spalte angezeigt.
Bounce Status und Letztes Bounce Datum
Der Bounce Status zeigt, ob eine versendete E-Mail den Gast erreicht hat. Das letzte Bounce Datum zeigt den Zeitstempel des letzten fehlgeschlagenen Versands (Bounce).
Der Bounce Status bezieht sich nicht ausschließlich auf den E-Mail-Versand für das Event, sondern auf die hinterlegte E-Mail-Adresse des Gastes. Wenn für eine E-Mail-Adresse des Gasts schon in der Vergangenheit ein Bounce gemeldet wurde, dann wird dieser bereits in der Liste angezeigt, auch wenn für die Veranstaltung noch kein E-Mail-Versand gestartet wurde.
Sweap unterscheidet nach:
Kein Bounce | Alles okay, die E-Mail ist einwandfrei beim Empfänger angekommen |
Soft Bounce | Die E-Mail gelangt bis zum Mailserver des Empfängers, gelangt aber nicht bis zum Empfänger selbst |
Hard Bounce | Die E-Mail ist dauerhaft unzustellbar |
Geblockt | Der Service Provider hat die Zustellung gestoppt |
Ausführliche Informationen zu Zustellmeldungen und Bounces im E-Mail Log findest du hier.
Es gibt viele verschiedene Gründe warum E-Mails schlecht oder nicht zugestellt werden können. Weiterführende Informationen zu möglichen Ursachen findest du hier hier.
Erstellt
Unabhängig des Ursprungs deines Gasts zeigt dir dieser Zeitstempel an, wann der Gastdatensatz in Sweap erstellt wurde.
Letzte Änderung
Dieser Zeitstempel zeigt an, zu welchem Zeitpunkt die letzte Änderung am jeweiligen Datensatz vorgenommen wurde.
